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#35 – Wer suchet, der findet!

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Wer suchet, der findet ein altes Sprichwort, das aber ganz besonders auch auf onenote zutrifft. Herzlich Willkommen zu diesem onenote MasterClass Tipp und Trick heute mit einem ausführlichen Blick auf die Suche in onenote und mit onenote. Ich möchte dir zeigen, wie du die Suche effizient verwenden kannst, was es da alles zu entdecken gibt und ein paar Dinge, die du berücksichtigen musst, um effizient mit onenote zu suchen und deine Inhalte wiederzufinden. Los geht s. Wer so wie ich quasi in onenote lebt und viele Notizen und andere Inhalte in onenote ablegt, der möchte diese natürlich auch wieder finden. Da kommt schon einiges zusammen im Laufe der Zeit Screenshots direkt aus meiner onenote wählt und ich hoffe, die können dir zeigen, dass ich so ziemlich alles in Word ablege. Von Hotelbuchungen über bestätigungs Emails hinzu Artikeln und Beiträgen aus dem Internet Screenshots. Stundenvorbereitungen und vieles, vieles mehr. Was wir Informationen in Wohn oder ablegt, möchte diese natürlich auch wieder rasch und effizient finden. Grob gesagt gibt es da 2 Strategien und die schauen wir uns ein bisschen genauer an. Einerseits kann ich mich natürlich in verschiedenen Notizbüchern organisieren, ich habe hier die Möglichkeit, ja nicht nur ein Notizbuch zu verwenden, sondern mehrere und in diesen verschiedenen Notizbüchern auch nicht Abschnitte beziehungsweise abschnittsgruppen. Eine Ordnung, ähnlich wie man das von Ordnern eben kennt, aufzubauen. Das Wichtigste für mich ist, dass meine onenote Struktur sich an meine Bedürfnisse anpasst, das heißt, die Notizbücher, abschnittsgruppen, Abschnitte, Seiten und all das, was ich da verwende, ist nicht starr, sondern das verändert sich im Laufe der Zeit und ist ein der individueller Prozess wie das Ganze dann auch wirklich ausschaut? Ich persönlich arbeite mit den Kursnotizbüchern, privat habe ich hier hauptsächlich Biernotizbücher im Einsatz. Da wäre einerseits einmal mein Journal Notizbuch, wo meine gesamte tägliche Agenda und viele andere Dinge abgebildet werden. Auch meine Kalender, Termine und so weiter. Dann habe ich weiter, dass ein Projekt Notizbuch, wo eben langfristige Projekte abgebildet werden und eben auch ein Wissens Notizbuch da kommt alles rein, was ich mir zusammen sammeln möchte Informationen Artikeln aus dem Internet und vieles mehr. Damit kann ich dann sofort auch meine Inhalte richtig zuordnen und verschiedenste Dinge da so sauber einsortieren, dass ich sie auch rasch wieder finde. Natürlich gibt es dann auch ein Archiv Notizbuch wieder Name schon sagt um Dinge da auch drinnen zu archivieren. Zusätzlich verwende ich natürlich noch ganz viele andere Notizbücher für komplett verschiedene Netzwerke. Was die zweite Strategie ist, die Google Methode eine effiziente und schnelle Suche je mehr Inhalte du in deine Wohnung, Notizbücher und Abschnitte einfließt, desto aufwendiger wird es, diese wiederzufinden. Wenn wir uns deswegen die Suche in onenote etwas genauer an in der onenote App gibt es in der Titelleiste ein Suchfeld. Aber Achtung Dies ist das Office Suchfeld, wo du nach Aktionen und der Hilfe suchen kannst, also das Feld ist nicht das Suchfeld, dass wir suchen, um Inhalte zu durchsuchen gibt es das onenote Suchfeld rechts oben sehr schnell auch mit der Tastenkombination Steuerung E zu erreichen. Hier kannst du eine Volltextsuche durchführen und erhältst alle Suchergebnisse auf einen Blick. Was du kannst deine Suche auch auf die Seite Abschnitte abschnittsgruppen oder das aktive Notizbuch beschränken und deine Suchergebnisse auch anheften. Ich Suchergebnisse sind natürlich mit den Inhalten verlinkt und es werden nicht nur Textstellen gefunden, sondern eben auch handschriftliche Eingaben und Texte in Bildern oder Screenshots. Du kannst das Ergebnisfenster natürlich auch Abdocken oder? An der linken Seite anheften. Ich suche in deiner Handschrift ist ein grandioses Feature in onenote. Die Suchergebnisse kannst du nach Änderungsdatum, Notizbuchabschnitte und Titel sortieren. Ruf findest du rasch deine gewünschten Inhalte. Feature von onenote ist die Suche in Audioaufnahmen. Dies kannst du unter Datei, Optionen, Audio und Video aktivieren. Die Indexierung dauert ein bisschen und erfolgt aber im Hintergrund. Die Suchergebnisse können ebenso nach verschiedenen Aspekten sortiert werden. Wir können tatsächlich auch noch über eine Kennzahl mit dem klingenden Namen Vertrauenswürdigkeit gefiltert werden. Dahinter versteckt sich eine Bewertung von 0 bis 1 wie sicher sich ist, dass das Gesuchte in der Audiodatei gefunden wurde. Dies hängt aber meiner Beobachtung nach eher weniger mit den verschiedenen Audioformaten zusammen, sondern eher mit der exakten Aussprache. So werde mal die Grundlagen zur Suche in onenote hier in der Windows App bietet dann noch in den anderen Apps schauen wir uns aber noch ein bisschen im Detail an. Ich suche in onenote basiert auf dem Windows Suche Index und da habe ich ein paar interessante Beobachtungen für dich gemacht, wie die Suche funktioniert. Am besten ist das anhand eines Beispiels anzuschauen suche ich nach zusammen wird das Ergebnis gefunden suche ich nach gesetzt. Ebenso suche ich aber nach dem Wortteil n gesetzt. Schlägt die Suche fehl? Es ist also eine Art semantische Suche und dann doch wieder nicht, denn wenn ich nach einzelnen Buchstabensuche, werden diese am Wortbeginn gefunden, in der Mitte aber nicht in allen anderen onenote Apps, also auch in der Windows 10 App, auf dem iphone oder auch in der Android Welt funktioniert das problemlos. Such Parameter wie Sternchen, also Wildcards or und and und so weiter sind nicht möglich. Es werden immer alle Begriffe gesucht, die von einem Leerzeichen getrennt werden. Das Suche kannst du Anführungszeichen verwenden, um eine gesamte Phase exakt so in deinem Notizbuch zu finden, hier wieder ein paar Beispiele, wie das in der Praxis aussieht. Du merkst, es gibt schon ein paar interessante Funktionalitäten der Suche in onenote, aber das ist noch lange nicht Schluss. Es gibt noch mehr Möglichkeiten, wie du deine Notizen und Inhalte rasch und effizient wiederfinden kannst. Schauen wir uns zum Beispiel als nächstes die Kategorisierung an. In onenote kannst du ja verschiedene Inhalte mit Kategorien tags oder Schlagworte versehen. Diese lassen sich auch anpassen und es gibt hier eben dann auch eine Suche dazu. Das bedeutet, ich kann mir hier im Abschnitt im gesamten Notizbuch auch wieder die Ergebnisse nach Kategorien anzeigen lassen und kann auch sofort wieder dorthin springen, wo diese Kategorie dann verwendet worden ist. Die Kategorienzusammenfassung, also die Suchergebnisse, kannst du wieder nach verschiedenen Aspekten gruppieren. Äußerst praktisch ist das Erstellen einer Zusammenfassungsseite mit einem Mausklick, wo du alle Kategorien erhältst, die wieder mit den Inhalten verlinkt sind. Was mit den Kategorien waren oder geben sich ein paar sehr interessante Use Cases, weil du eben diese Kategorien auch selbstständig anpassen kannst? Bekommst du eine weitere Möglichkeit, deine Notizen zu organisieren und auch wieder effektiv zu finden? Aber da gibt es noch mehr Möglichkeiten, nämlich mit dem Verlauf deiner Notizen zu arbeiten. Onenote speichert ja den Verlauf jeder Seite immer automatisch mit und das sogar über Jahre hinweg. Somit kannst du dir die letzten Änderungen auch als Suchergebnisse anzeigen lassen. Auch hier hast du wieder die Möglichkeit nach Änderungsdatum nach Abschnitt nach Titel und sogar nach Autoren zu sortieren. Äußerst praktisch, gerade im Zusammenspiel mit Kursnotizbüchern ist die Suche nach Autoren für mich persönlich auch immer ein guter Ansatzpunkt, um mir ein bisschen über die schriftliche Mitarbeit meiner Schülerinnen ein Bild zu machen. Wenn du es noch genauer haben möchtest, dann empfehle ich dir das @in Onemore oder onetastic. Dort gibt es tatsächlich einen dezidierten Kalender mit all den Änderungen aus den Notizbüchern. Auch hier kann man wieder sortieren. Und filtert so viele Male zur Suche innerhalb der onenote App. Da gibt es schon ganz viele Möglichkeiten, die du gesehen hast, um deine Notizen und Inhalte wiederzufinden aber wie schaut das Ganze aus, wenn wir jetzt nicht die onenote App geöffnet haben, sondern wenn ihr zum Beispiel im Betriebssystem suchen möchte? Also schauen wir uns die Windows suche genauer an. Wenn ich also beispielsweise hier in der Windows Suche nach dem Begriff steht, wo Suche da merkt man dann ganz viele Ergebnisse, aber leider eben nicht die Ergebnisse, die ich erwartet direkt aus meinem onenote Notizbüchern, sondern man sieht hier Gebiet mein Dave Kohl Notizbuch angezeigt, aber andere Dateien aber eben nicht die Inhalte, die ich gerne hätte. Dies liegt ganz einfach daran, weil onenote die Inhalte nicht in dezidierte Dateien speichert, schon gar nicht, wenn diese Notizbücher in der onenote oder sharepoint Welt liegen. Da werden die Inhalte ja in dem onenote Cash als Binärdaten abgelegt und diese sind jetzt da im Suchindex von Windows nicht indiziert und somit kann ich die Inhalte da auch in der Windows suche nicht finden. Aber so eine universelle Suche wäre doch schon fein, oder? Mit einem mächtigen Werkzeug, das wirklich viel Power hat, wie der Name schon sagt, kannst du diese universelle Suche tatsächlich erhalten. Mit dem Microsoft Howard wo ist bekommst du eine Vielzahl von nützlichen und mächtigen Werkzeugen völlig kostenlos auf deinem PC Farbwähler, Fenster, Organisation, Größenänderungen und vieles mehr. Run ist ein Schnellstart Tool, dass du direkt mit einer Tastenkombination. Starten kannst diese funktioniert nicht nur als Eingabezeile, sondern eben auch als Suchfeld für verschiedenste Dienste. Dort ist unter Plugins auch onenote eingeführt einfach aktivieren und schon werden deine onenote Inhalte in der Suche auch berücksichtigt. Hier gibt es auch noch ein paar Optionen zum direkt aktivierungsbefehl beziehungsweise an welcher Stelle die Ergebnisse aufscheinen sollen. Auto is läuft ja immer im Hintergrund und so kann ich ohne dass onenote geöffnet ist, sofort alle meine Inhalte durchsuchen und kommen mit einem Mausklick auf das Ergebnis. Ein echter Wohnort Master Plastik Trick für dich also lade dir sofort Power Toys herunter und probiere es selbst aus wo kannst du noch deine onenote Inhalte und Notizen finden? Schauen wir da zurück zur Windows suche? Da war noch etwas ganz Interessantes zu sehen, sobald Du ein Organisations oder Schulkonto mit meinem Windows PC verbunden hast, bekommst du nämlich auch Suchergebnisse aus der Organisation. Was ist eigentlich nichts anderes als die Suchergebnisse, die du zum Beispiel auch über Microsoft Bing erhältst? Wenn du in deiner Schule in deiner Organisation eine Suche durchführst? Diese Suche ist sehr praktisch und ich verwende sie immer dann, wenn ich Inhalte suche, die nicht lokal auf meinem Computer liegen, sondern eben in meiner Organisation. Als User bekomme ich nur auf das Zugriff, was mir wirklich auch freigegeben worden ist oder natürlich auf die Inhalte, die mir selbst gehören. Hier findest du auch deine onenote Inhalte und zwar auch jene, die nur in der Online Umgebung von onenote liegen. Ja, ich glaub ich hab dir gezeigt, dass es viele Möglichkeiten gibt und viele Dinge, die du berücksichtigen musst, wenn du eben in One deine Suche durchführst. Wir haben uns jetzt zur Zeit nur auf die Windows Welt beschränkt. Deswegen schauen wir auch auf die anderen Apps. Onenote lebt ja davon, dass es auf anderen Apps auf anderen Plattformen, also auch in der Android Welt in der Apple Welt super funktioniert und deswegen machen wir auch noch einen kurzen Blick auf die Suche in diesem Ökosystem. In der Android Smartphone Welt funktioniert die Suche in der onenote App genau gleich. Es dauert ein bisschen, bis die Suchergebnisse erscheinen, aber dafür werden eben auch handschriftliche Eingaben, texteingaben und eben auch Text im Bild gefunden und somit habe ich eine vollständige Suche auch am Android Smartphone. Besonders interessant ist, dass in der Android Welt tatsächlich eine Zeichensuche erfolgt. Das heißt zusammengesetzte Wörter sind kein Problem. Wenn ich da nach dem ersten Wort oder dem zweiten Wort suche, aber man kann auch Teile in den Texten finden und eben auch einzelne Buchstaben. Super praktisch, um auch ausgedrückte Informationen in onenote zu durchsuchen. In der onenote App am I Pad bietet sich dasselbe Bild, das heißt auch hier habe ich die Möglichkeit, in Handschrift in Bildern und auch im Text zu suchen und genauso auch die verschiedenen Bereiche zu untersuchen, also Abschnitte, Notizbücher oder eben auch nur auf einzelnen Seiten. Auch hier werden zusammengesetzte Wörter. Hab hier auch eine zeichenbasierten Suche, wo ich auch wieder mit einzelnen Buchstaben Suchergebnisse erhalte. Die Suche nach onenote in erhalten auf der IP suche funktioniert leider nicht und auch eine in App suche wird hier am I Pad nicht angeboten. In der Online Welt ist die Suche doch etwas eingeschränkt. Das liegt ganz einfach daran, dass nicht der gesamte Inhalt eines Notizbuch es im Browser geöffnet ist, sondern immer nur ein Abschnitt beziehungsweise eine Seite und darum kann man hier auch nur in einem Abschnitt und in einer Seite suchen. Die Suchergebnisse schließen hier auch keine Stifteingabe mit ein, das heißt, da muss man aufpassen hier wird nur Text und Bilder auf den Suchbegriff durchsucht. Ahh ja und der Vollständigkeit halber natürlich auch noch die Suche in der onenote für Windows 10 App. Diese wird ja bis im Oktober 2025 weiter unterstützt und viele verwenden, die auch weiterhin noch. Auch hier funktioniert die Suche, so wie man das erwartet. Du kannst hier wieder in den Notizbüchern Abschnitten Abschnittsgruppen suchen. Auch die Textsuche funktioniert genauso wie man das erwartet, und es geht genauso auch wieder in Bildern in Handschrift. Und auch die einzelnen Textteile, also Zeichenketten, werden genauso gefunden. Abschließend lässt sich sagen die onenote suche funktioniert genauso, wie sie funktionieren soll. Es gibt hier und da ein paar kleine Verbesserungswünsche von meiner Seite, aber ich glaube, du hast gesehen, dass man egal in welcher App man unterwegs ist, seine Inhalte rasch und effizient wiederfinden kann und ich hoffe, ich habe mit diesem Beitrag die n bisschen geholfen. Auch hinter die Hintergründe zu schauen, um da ein paar Informationen zu bekommen, um das meiste aus deiner Wohnmobil App, egal in welcher Welt das einsetzt herauszuholen. Was bleibt mir nur noch zu sagen herzlichen Dank fürs Dabeisein bis zum nächsten Mal.

“Deine Notizen sind nur so gut, wie Du sie auch schnell wieder findest!”

Wer Informationen in OneNote ablegt, möchte diese natürlich auch wiederfinden und dafür gibt es grob zwei Strategien: 

(1) Ein bis ins letzte Detail ausgeklügeltes Ablagesystem ODER

(2) Wissen darüber, wie man die Suche in OneNote effektiv einsetzt.

Zweiteres möchte ich mir in diesem OneNote Masterclass Tipp&Trick ausführlich ansehen und Dir dabei helfen, nicht nur Deine sorgsam gesammelten Inhalte rasch und effektiv wieder zu finden, sondern auch auf ein paar besondere OneNote-“Features” eingehen und auch ein bisschen über den Tellerand schauen… 

Ordner-System oder Google-Prinzip?

OneNote ist ein “Content-Management-System”. Kein Notizbuch.

Und da kommt mit der Zeit einiges an Inhalten zusammen, besonders, da in OneNote ja nicht nur Text-Notizen eingepflegt werden, sondern eben auch Bilder, Screenshots, Ausdrucke, Handschrift und sogar auch Audio als Content in deinem Notizbuch Platz findet.

Wer mindestens ein Jahr in der Schule mit Klassennotizbücher arbeitet, oder die ersten Reise in OneNote geplant hat, seine Rezepte damit verwaltet, oder einfach nur Informationen aus dem Internet mit/in OneNote sammelt, wird seehr bald merken, wie wichtig es ist, auf diese Inhalte rasch wieder zugreifen zu können. 

Wer Informationen in OneNote ablegt, möchte/muss diese natürlich auch wiederfinden (alles andere ist in meinen Augen “sinnlos”) und dafür gibt es – grob betrachtet – zwei Strategien: 

 

1) Ablagesystem mit "Ordner"

Dank der eingebauten Struktur “Notizbuch – Abschnittsgruppen – Abschnitte – Seiten – Unterseiten – Unter-Unterseiten” kannst du deine Struktur beliebig aufbauen (ja, Abschnittsgruppen sind beliebig ineinander verschachtelbar und damit kannst du auch beliebig “tief” gehen und eine komplexe Struktur aufbauen!). 

Damit hast du eine Art “Ordner-Struktur”, in die du deine Inhalte einpflegen kannst. 

Für mich persönlich aber GANZ wichtig: Diese Struktur unterliegt auch laufend Änderungen und passt sich meiner aktuellen Arbeit an. Je nachdem, was ich gerade brauche, adaptiere ich meine Notizbuch-Struktur mit Abschnittsgruppen, Abschnitten und Seiten und verschiebe diese laufend.

So siehst Du z.B. hier einen aktuellen Screenshot meines Journal-Notizbuches, wo ich gerade die sRDP (Matura) für meine Schüler:innen vorbereite bzw. diese mit Bing durchgearbeitet habe.
Diese Abschnitte wandern – genauso wie meine Monats-Abschnitt-Ordner nach Fertigstellung in mein Archiv-Notizbuch.

Wenn ich z.B. eine Fortbildung konzipiere und plane (und das passiert oft ein Jahr im vorhinein), dann kommt alles (Termine, E-Mails, Agenda, …) schon in den richtigen Tages-Abschnitt um später darauf rasch zugreifen zu können und z.B. die Honorarnote und Anwesenheitsliste wiederzufinden.

Das mag vielleicht für dich sehr aufwändig wirken, aber so habe ich für meine Tätigkeit gleich alles zur Hand und ich muss nicht in verschiedensten (!) Apps und Orte suchen und spare mir so wertvolle Zeit. Alles kommt nach OneNote und alles findet sich in OneNote wieder!

Doch “Sammeln” ist nur der Anfang. Ein noch so gut organisiertes Sammelsystem ist ohne eine effiziente Suche (und Weiterverarbeitung) in meinen Augen wertlos!

Mein aktuelles Journal-Notizbuch

Mehr über meine Organisation mit OneNote findest Du in den beiden OneNote Masterclass Tipps&Tricks 🔗#24 – Persönliches Journal – second brain) und 🔗#30 – MONA – Mein OneNote Assisstent

2) Suchen

"Wer Ordnung hält, ist nur zu faul um zu suchen​?"
Nein. Aber richtiges und effizientes Suchen muss gelernt werden!
Kurt

Das andere Extrem ist die “Google Methode”. 

Nach dem Motto:  “Wer suchet, der findet” ist es eigentlich egal, wo die Inhalte in OneNote liegen, die Suche findet es. (Hauptsache, die Inhalte liegen in OneNote. 😉)

Einfach den Such-Text in das Suchfeld eingeben und schon…. MOMENT…

Da gibt es in der Windows-App gleich mal ordentlich Verwirrung. Denn es gibt gleich ZWEI Suchfelder in OneNote.

Eines ist das Office-Suchfeld, das in jeder Office-App, also auch Word, PowerPoint, Excel,… ganz oben in der Titelleiste angezeigt wird, um nach Aktionen, Text, Hilfe und Befehle zu suchen. 

 

Im "Office-Suchfeld" können zur Zeit in OneNote KEINE Inhalte gesucht werden, nur Aktionen, Text und die Hilfe
In Word kann hingegegen die "Office-Suche" auch für die Suche nach Inhalten innerhalb und außerhalb des Dokuments verwendet werden.

Die ist sehr praktisch, um eben rasch auf Befehle und Aktionen zugreifen zu können, ABER….

C’mon Microsoft! Ernsthaft?

Um in OneNote suchen zu können, gibt es noch ein Extra-Suchfeld rechts oben. (Du kannst ganz rasch auch mit STRG + E die Suche aktivieren)

 Ja ich weiß, das kommt aus der über 20jährigen Geschichte von OneNote,  ABER…. 

Ehrlich Microsoft?! Das kann doch nicht euer Ernst sein?

Warum mit dem neuen Re-Design der Windows App nicht gleich auch das Suchfeld in die Titelleiste gewandert ist, das ist nicht ganz nachvollziehbar. Noch dazu, wo nun in dem so “aufwändig” angekündigten vertikalen Registerkarten-Layout ein absolut sinnloser und überflüssiger Bildschirmplatz verbraucht wird:

Ich hoffe stark, dass hier in nächster Zeit noch nachgebessert wird und es auch nur noch EIN Suchfeld in OneNote geben wird. Die ersten Reaktion der OneNote-Verantwortlichen (👨‍💻@VishnuNath) auf auf meine “Beschwerde” auf Twitter ist schon eingetroffen. Also glaube ich, dass da bald was kommt…

 

Eine detaillierter Blick auf die Suche

Natürlich verwendet jeder von uns eine Kombination aus “Ordnung durch Struktur” und “Suche im Chaos“, aber aus Beobachtungen und Erfahrungen aus den letzten Jahren sehe ich leider immer wieder, dass das volle Potenzial der Suche in OneNote nicht ausgenutzt wird und viele – auch OneNote Poweruser – gar nicht wissen, wie “mächtig” die Suche in OneNote ist.

Ich möchte hier zuerst mal die Suche in der Windows App von OneNote genauer betrachten und dann noch kurz auf die Suche in den anderen OneNote Apps auf iPad, Android und online eingehen bzw. auch noch ein paar Ausblicke machen.

Volltextsuche

Natürlich funktioniert die Suche in OneNote als Volltext und die Suchergebnisse werden in Echtzeit angezeigt. (Kleiner Tipp: Einfach STRG+E drücken und schon bist Du im Suchfeld! (STRG+F lässt dich direkt auf der Seite suchen). Die OneNote Suche basiert auf der Windows Suche, also auf dem Windows-Such-Index. (dazu weiter unten etwas mehr)

Einer der größten Stärken der OneNote-Suche ist, dass nicht nur getippter Text auf OneNote Seiten, in Titel oder Abschnitten,… gefunden wird, sondern eben auch in Bilder/Screenshots/Ausdrucke/…* – dank eingebautem OCR (Optical Character Recognition) UND in der Handschrift (ja auch meine Handschrift wird problemlos erkannt). 

Du kannst die Suche auch auf die aktuelle Seite, den aktuellen Abschnitt, diese Abschnittsgruppe oder das aktuelle Notizbuch einschränken.

*In den OneNote-Optionen lässt sich die Texterkennung (und somit auch die Suche in Bilder sogar deaktivieren.

Gerade, wenn du aber mit sehr vielen Ausdrucken und Screenshots arbeitest, ist diese Such-Funktion Gold wert und spart Dir unglaublich viel Zeit!

Suche in Audio

Eines der Features, über das auch viele OneNote-Power-User nicht wirklich auf den ersten Blick Bescheid wissen, ist, dass die OneNote-Suche auch für Audio- und Videoaufzeichnungen funktioniert. Das bedeutet – bei guter Audioqualität – werden die Audio- und Videoaufzeichnungen auch im Hintergrund indexiert und die Ergebnisse erscheinen in der OneNote Suche.

Dazu ist es aber notwendig, dieses Feature in den OneNote-Optionen einzuschalten und – wie im Screenshot gezeigt – etwas Zeit vergehen zu lassen. 

Die Suchergebnisse können ebenso nach versch. Aspekten sortiert werden und können tatsächlich auch noch über eine Kennzahl mit dem klingenden Namen “Vertrauenswürdigkeit” gefiltert werden. Dahinter versteckt sich eine Bewertung von 0 bis 1, wie sicher sich OneNote ist, dass das Gesuchte in der Audio-Datei gefunden wurde.

Dies hängt aber meiner Beobachtung eher weniger mit den verschiedenen Audio-Formaten zusammen (ich hab mal die unterschiedlichen Audio-Formate und -Qualitäten ausprobiert), sondern eher mit der exakten Aussprache.

Such-Syntax

Die OneNote Suche basiert in der Windows App wie schon erwähnt auf der Windows Suche auf dem Windows Index. In der intensiven Auseinandersetzung von Vorbereitung auf diesen Beitrag sind mir ein paar sehr interessante Dinge aufgefallen.

Viele User sind mit der Suche in OneNote unzufrieden, da sie keine “Zeichen”- Suche darstellt. Was ist damit gemeint? 

Dazu folgende Betrachtungen (siehe auch Screenshot)

  • Der Suchausdruck “zusammen” findet das Wort
  • Der Suchausdruck “gesetzt” findet den Text im zusammengesetzten Wort, wohingegen
  • die Suchausdruck/Zeichenkette “engesetzt” nicht gefunden wird
  • einnzelne Buchstaben “i” werden nur dann gefunden, wenn sie am Wortanfang stehen (“m” wird nicht gefunden)
Meine Beobachtung: Es werden also Textteile gefunden, wenn sie einem “sinvollen” Wort entsprechen oder am Wortanfang stehen. (Dies gilt auch für Text in Bildern und Handschrift).

Man könnte von einer “semantischen Suche” sprechen, …
ein paar Interessante Details bei der OneNote Suche

Aber: NUR in der Windows APP schlägt die Zeichensuche fehl.

 In allen anderen “Welten” von OneNote (Win10, online, iPad-App, Android+iOS-Smartphone) liefert die Suche selbst nach nur einem einzigen Buchstaben “m” die “gewünschten” Ergebnisse. (dazu unten und im Video mehr)

Auch hier ist das natürlich der langjährigen Geschichte der OneNote App in der Windows Welt geschuldet, aber auch das bringt User weltweit schon seit Jahren auf die Frage,

WARUM Microsoft?

Reddit, Twitter und viele Foren sind voll mit dieser “Limitierung” und es wäre an der Zeit, liebe MS-Programmierer, dieses Problem in der Windows App zu lösen…

Persönlich finde ich das nicht so schlimm, ABER der Umstand, dass die Suche in der selben App auf anderen Systemen anders funktioniert, ist OneNote-interessierten und Lernenden nicht ganz einfach zu erklären.

Nutzen wir die Power der OneNote Masterclass Community und bringen das gemeinsam in den Focus der Entwickler. Stimme hier für diese Feedback ab:

Suche nach Phrasen

Bei der Suche kannst du Anführungszeichen verwenden um eine gesamte Phrase exakt so in deinen Notizbüchern zu finden. z.B. mit “Dave Grohl” sucht OneNote wirklich nach der gesamten Zeichenfolge wie eingegeben. 

Gut erkennt man den Unterschied im nebenstehenden Screenshot, wenn ich nach “Grohl Dave” suche, wird nichts gefunden.

Suchparameter wie * (wildcards), OR, AND usw. sind nicht möglich, es werden immer alle Begriffe gesucht, die von einem Leerzeichen getrennt werden. 

Groß- und Kleinschreibung wird bei der Suche nicht berücksichtigt

Die Ergebnisse werden auch immer mit leuchtgelber Farbe hinterlegt, sowohl in den Suchergebnisse, als auch auf der Seite. (hab leider nirgendwo gefunden, wo man dies ändern könnte, in Outlook geht das ja…). 

Einzige Chance ist hier ein “Workaround” mit einem 🔗Macro von Onetastic

Die Suche in OneNote findet immer ALLE Suchbegriffe, außer DU arbeitest mit Anführungszeichen. Dann wird nach der exakten Phrase gesucht.

"Feintuning" der Suchergebnisse

Die Suchergebnisse lassen sich anpinnen und somit noch weiter “feintunen”. So können diese nach Titel, nach Abschnitt oder nach Änderungsdatum jeweils auf- und absteigend sortiert werden.

UND ganz wichtig: Jedes Suchergebnis ist über den verlinkten Seitentitel bzw über den Direktlink aufrufbar. 

Kennwortgeschützte Abschnitte werden von den Suchergebnisse (natürlich) zuerst einmal ausgeschlossen, können aber nach erfolgte Entsperrung (“Freigeben” ist eine unglückliche Übersetzung) auch durchsucht werden.

Was ganz wenige wissen, ist, dass man diese Randspalte mit den Suchergebnissen auch als eigenes Fenster innerhalb von OneNote betrachten kann (einfach von der Randspalte wegziehen) und frei platzieren kann bzw. auch an den rechten Rand anheften kann.

Damit kannst du dir auch einen Übersicht z.B. über alle Arbeitsaufträge in einem Klassennotizbuch anzeigen lassen und die Links nutzen, um zur entsprechenden Seite zu springen.

Ein weiterer Tipp in Zusammenhang mit Kursnotizbüchern: Wenn Schüler:innen hier z.B. alle die selben Begriffe in ihren Abschnittsgruppen verwenden, wie z.B. “FRAGE” oder Hilfe, dann könnte der Lehrer/die Lehrerin so ganz rasch zur Seite springen und dort die Frage beantworten.

Noch besser geht das mit Kategorien/Tags. Schauen wir uns darum dieses OneNote-Feature noch genauer an!

Kategorien

Um seine Notizen und Inhalte wieder schneller zu finden, kann ich auch die Verwendung von Kategorien/Tags empfehlen. Die von OneNote vorgegebenen Kategorien lassen sich auch deinen Wünschen und Bedürfnissen anpassen.

Mit den praktischen Tastatur-Shortcuts (STRG+NUMMER), kannst du diese Schlagwörter auch ganz rasch in deinen Workflow einbauen.

Die große Stärke der Kategorien liegt darin, dass du sie über Notizbücher hinweg und auch in Kombination miteinander verwenden kannst und dir diese über eine eigene “Suche” als Zusammenfassung anzeigen lassen kannst. 

 

Auch hier gibt es wieder verschiedene Ansichten und Sortiermöglichkeiten, die ganz neue Einsatzmöglichkeiten von OneNote ermöglichen.

Zwei Ideen dazu...

Wieder zurück zu der Idee von vorhin: Nutzen nun Schüler:innen auch diese Kategorien/Tags in OneNote Kursnotizbüchern, dann kann man  über die Kategoriezusammenfassung rasch zu den “getaggten” Inhalten springen.

(Dies setzt natürlich eine einheitliche Verwendung von Kategorien/Tags voraus.)

Eine weitere Idee aus dem Schulkontext, die ich leider so noch nicht ganz in die Praxis umgesetzt habe: Mithilfe der Kategoriezusammenfassung und dem Feature “Zusammenfassungsseite erstellen” könnte man auch rasch Kompetenzblätter mit einer aktuellen Übersicht und einer direkten Verlinkung zu den jeweiligen Inhalten erzeugen.

So würde nicht nur jeder Schüler/jede Schülerin EINE Übersichtsseite über alle Kompetenzen erhalten, sondern diese würden wie in einem Portfolio auch sauber verlinkt sein und könnten auch immer aktuell gehalten werden (Ergebnisse aktualisieren).

 

Outlook-Tasks

Möchtest zu deinen Inhalten auch die entstehenden Aufgaben in OneNote verwalten, dann empfehle ich einen Blick auf die Verknüpfung von Outlook Tasks und OneNote zu werfen:

Auch hier findest Du über die Kategorienzusammenfassung eine gute Möglichkeit, den Überblick nicht zu verlieren, und das Beste: Deine Aufgaben “klatschen” auch in Outlook (bzw. Microsoft ToDo auf) und werden auch direkt mit der entsprechenden OneNote-Seite verlinkt.

Andere Suchergebnisse: Verlauf

Eine weitere Möglichkeit, deine wertvollen OneNote-Inhalte wieder zu finden, ist, den Verlauf etwas genauer unter die Lupe zu nehmen.

Der Verlauf erlaubt nämlich nicht nur nach den geänderten Inhalten in zeitlicher Hinsicht zu suchen, sondern auch nach Autoren.

Dabei gibt es einen kleinen, feinen Unterschied, ob man nach Autoren sucht und dann die Ergebnisse nach Änderungsdatum sortiert, oder nach den letzten  Änderungen sucht und die Ergebnisse nach Autoren sortiert. 

Und auch hier werden die Ergebnisse gelb hervorgehoben.

Um wieder die OneNote Kursnotizbücher als DIE Zusammenarbeitsplattform hervorzuheben: So kannst du ganz rasch herausfinden, wer in letzter Zeit in OneNote AKTIV mitgearbeitet hat und wer vielleicht etwas weg vom Schuss ist… 😉.

Für mich persönlich auch immer ein guter Ansatzpunkt, um mir ein bisschen über die “schriftliche” Mitarbeit der Schüler:innen ein Bild zu machen.

Noch übersichtlicher geht es mit Addins wie 🔗OneCalender von OneTastic oder 🔗OneMore, wo eine dezidierte Kalenderansicht mit den zuletzt bearbeitenden Seiten zur Verfügung steht:

Mithilfe von Addins kannst Du dir auch eine Kalenderansicht der OneNote-Seiten anzeigen lassen

Suche im Windows-Ökosystem

Windows 11

Die Suche in der OneNote App ist also sehr vielseitig und bietet – wenn gezielt eingestzt – raschen Zugriff auf deinen Content. 

Wenn wir aber mal aus der App rausgehen und dies schließen, so wird es schon schwieriger seine OneNote Inhalte zu finden. (Windows-Welt)

Die Windows 11-Suche zeigt zwar Ergebnisse aus anderen Office Dokumenten wie Word, PowerPoint und Excel an, doch bei OneNote werden nur Notizbücher oder OneNote-Dateien (onepkg-Dateien) angezeigt, keine Inhalte.

Das liegt einfach auch daran, dass Inhalte in OneNote eben NICHT in dezidiert in Dateien abspeichert, besonders dann, wenn es sich um Notizbücher aus der OneDrive oder SharePoint-Welt handelt. Da werden die Inhalte ja im OneNote Cache als Binärdateien abgelegt  (Vertiefte Infos findest du hier im OneNote Masterclass Tipp&Trick 🔗#21 – Notizbücher sichern)

Ich würde mir hier eine “universelle” Suche direkt in Windows 11 wünschen, da ich tatsächlich so gut wie allen Content in OneNote ablege und eben nicht in einzelnen Dateien. Damit ich von überall im Betriebssystem rasch auf meine OneNote Inhalte zugreifen kann.

PowerToys

Und das geht! Diese universelle Suche gibt es.

Mit einem kostenlosen Tool-Set, direkt von Microsoft – das meiner Meinung nach auf JEDEN Windows-PC gehört – ist eine Suche auch direkt in OneNote-Inhalten möglich.

Eines der Tools  von PowerToys nennt sich “PowerToys Run” und ist (standardmäßig) mit der Tastatur-Kombination “ALT + LEERTASTE” aufrufbar. Es öffnet sich ein “Suchfenster”, mit dem man – ähnlich zur Google und Bing-Suchleiste ein Menge unterschiedlicher Dinge anstellen kann, also nicht nur suchen, sondern auch Rechnen, Befehle ausführen, etc.

Für mich ein unverzichtbares Werkzeug, das bei mir im Dauereinsatz ist.

Unter PowerToys Run kann man bei Plugins die Suchfunktion auch auf OneNote erweitern. (und mittlerweile auch mittels Plugin auch auf ChatGPT erweitern (!) )

Microsoft PowerToys ist eine Sammlung von Hilfsprogrammen für Poweruser, mit der die Windows-Benutzeroberfläche zur Steigerung der Produktivität angepasst und optimiert werden kann.

Wenn du die PowerToys noch nicht im Einsatz hast, dann kann empfehle ich dir, dies dringend zu installieren, denn die vielen, vielen kleinen “Helferlein” sind einfach genial!

Bildgrößen-Bearbeitung, Fancy-Zones, um Deinen Bildschirmplatz ideal einzuteilen und ganz schnell Fensteranordnungen zu erhalten, Mausdienstprogramme, um Zeiger und Klicks besser darzustellen, … u.v.m.

Ein paar Beobachtungen/Bemerkungen:

  • Wenn man dann auch noch den Bewertungsmodifikator in den Einstellungen auf eine höhere Zahl einstellt, bekommt man direkt an oberster Stelle Suchergebnisse aus OneNote, die wieder auf die OneNote-Seite verweisen.
  • Mit Aktivierungsbefehl o: erhältst Du direkt Zugriff auf die OneNote-Suche und andere Ergebnisse werden gleich gar nicht dargestellt.
  • Es werden nicht nur Ergebnisse aus Titel oder Abschnitte angezeigt, sondern eben auch Ergebnisse aus einer vollständigen Volltextsuche, also auch aus Bildern und in der Handschrift!
  • OneNote muss für die Suche nicht geöffnet sein
  • Die Suche ist unglaublich effizient und schnell!
  • Ich nutze diese sogar schon öfter als die direkt in OneNote eingebaute Suche.
  • die Suche funktioniert “nur” für die OneNote Desktop App, nicht für die OneNote für Windows 10 (UWP-App

Suche in der Organisation - Microsoft Bing Suche

Zurück zur Windows-Suche: In den Suchergebnissen der Windows 11 Suche werden auch Ergebnisse aus der “Organisation” angezeigt. 

Was ist das?

Wenn du mit dein Organisation- oder Schulkonto zu Windows hinzugefügt hast, kannst du eben auch die Suche innerhalb der Organisation verwenden. Dies ist auch in der BING-Suche direkt eingebunden (wenn es dein MS365-Admin aktiviert hat)

Wenn man hier nach Dateien sucht, werden eben auch OneNote-Inhalte aufgelistet. Und zwar nicht nur Abschnitte und Seitennamen, sondern eben auch Inhalte auf OneNote-Seiten!

Ich nutze das immer dann, wenn ich Inhalte suche, die in Notizbüchern liegen, die ich NICHT in der OneNote App geöffnet habe, aber wo ich weiß, dass die Information in einem meiner unzähligen Notizbüchern liegt.

Hier kannst du auch verschiedene Filter einsetzen, nicht nur Datum, sondern auch nach dem Dateityp “OneNote” filtern.

Ein Klick auf die Suchergebnisse bringt dich in die OneNote-Online-Umgebung. 

Suche in anderen OneNote Apps

Natürlich funktioniert die Suche auch auf allen OneNote Apps ebenso, wenngleich es kleine Unterschiede gibt. Hier ein kurzer Überblick:

online

Die Suche in der Online-Welt direkt auf der Microsoft 365-(Portal) Homepage erlaubt dir – wie die oben bereits erwähnte Bing Organisationssuche – die Suche quer durch alle OneNote Inhalte (ist ja genau das selbe 😉 )

 

In der OneNote online App von OneNote ist die Suche leider sehr eingeschränkt. Bist Du einmal in einem Notizbuch kannst du nur die aktuelle Seite oder den aktuellen Abschnitt durchsuchen, das gesamte Notizbuch erscheint nicht mal bei den Suchoption, geschweige denn ist es nicht möglich auch Notizen in anderen OneNote-Notizbüchern zu durchsuchen.

OneNote für Windows 10 App

Die Suche in der OneNote für Windows 10 App (bis Okt 2025 noch ohne Probleme weiter zu verwenden) ist wieder problemlos auch über ALLE Notizbücher hinweg möglich. Auch hier werden Text, Stifteingaben und auch Bilder ohne Probleme gefunden. Die Suche in Audio und Video ist hier aber nicht verfügbar. 

Hier kannst Du auch nach Kategorien suchen:

 

Wie oben schon ausführlich erwähnt ist hier eine Suche nach Textteilen (oder einzelnen Buchstaben) möglich, die Suchergebnisse lassen sich aber leider nicht sortieren, filtern oder anders anzeigen.

iPad

Die Suche nach OneNote Inhalten auf dem iPad funktioniert in der OneNote-App wieder einwandfrei und auch wieder einschränkbar auf verschiedene Ebenen der OneNote-Struktur.

In der “globalen” Suche des iPads werden aber KEINE Ergebnisse angezeigt. (auch die Option “In Apps suchen” wird hier nicht unterstützt)

Sortierung, Filter und andere Ansichten der Suchergebnisse sind hier auch nicht möglich.

 

Android + iOS (Smartphone)

In der OneNote Android-App (und auch am iPhone) ist die Suche doch spürbar langsamer, aber durchaus brauchbar. Die Suche ladet nach und nach Ergebnisse aus den auf dem Smartphone geöffneten Notizbüchern. Die Ergebnisse sind aber nicht sortierbar/filterbar.

Es gibt auch die Möglichkeit, direkt auf der Seite zu suchen und abermals werden Bilder in Text, Handschrift und Bilder gefunden.

Wie oben schon erwähnt, ist mir natürlich bewusst, dass unterschiedliche “Betriebssysteme” unweigerlich auch zu unterschiedlichen Such-Erfahrungen führen, aber für eine App wie OneNote, die auf allen “IT-Ökosystemen” zu finden ist, ist es essentiell, dass die Suche konsistent funktioniert. Hier muss Microsoft in manchen Bereichen noch etwas nach-justiieren.

Auch so Dinge wie gewisse Suchergebnisse anzuheften oder daraus Ansichten zu generieren steht bei mir ganz oben auf der Wunschliste…

Abschluss

Abschließend möchte ich festhalten, dass bei richtig eingesetzter Suche OneNote in der Praxis seine Vorzüge und Stärken ausspielt. 

Für mich sind das eben nicht nur die Möglichkeit, Inhalte nach einer gewissen Struktur und Hierarchie zu ordnen, sondern eben auch eine “mächtige” Suche in verschiedenem Content (Bildschirmaufnahmen, Ausdrucke, handschriftliche Eingaben,…)

Ein (nicht vollständiger) Vergleich mit anderen “beliebten Notiz-Apps” (sieh auch Screenshots): 

  • Notion findet weder in Screenshots noch in Handschrift (die gibt es gar nicht) den gesuchten Begriff.
  • Goodnotes hat bei meinem Versuch keine handschriftlichen Notizen gefunden, laut Support geht das aber.
  • In den Apple (iPad) Notizen werden die handschriftlichen Notizen gefunden, bei eingefügten Bilder/Screenshots ist es mir leider nicht gelungen, die Suche darauf auszuweiten…
  • Aber auch in der Word App wird nur Text gefunden und die Handschrift nicht.
Evernote habe ich leider nicht im Einsatz, aber viele User schwören auf die unglaublich tollen Suchfunktionalitäten. Hier könnte sich Microsoft viel Inspiration holen (Suchen abspeichern, Filter,…)

 

Suche in GoodNotes
Suche in iPad Notizen
Suche in Word

Content sammeln, verarbeiten, wiederfinden...

Für mich persönlich ist es essentiell, dass ich nicht nur Informationen und Inhalte schnell und unkompliziert ablegen kann, sondern viel wichtiger, dass ich auf dieser Information in Sekundenschnelle zugreifen kann.

Wenn ich solche “second brain” Videos sehe, dann bin ich einerseits immer wieder begeistert, mit welcher “Finesse” solche Dinge in Notion aufgebaut werden, aber ich bin der Meinung, dass es einfach zu aufwändig ist solche Dinge zu erstellen und zu pflegen und diese Systeme sind zu “starr” 

Ich habe persönlich über 6 Monate versucht, Notion als Content/Informations-Management-System einzusetzen, aber hab mich dabei erwischt, doppelt so viel Zeit dafür aufzuwenden, das System aufzubauen, und am Laufen zu halten, als die eigentlichen Aufgaben zu erledigen. Darum bin ich wieder zurück zu OneNote für mein “🔗second brain

Wenn ich z.B. einen Fortbildung plane, kann das schon mal ein paar Monate im vorhinein passieren, und ich muss rasch diese spezielle Fortbildung finden und Informationen hinzufügen können. Und durch die Verschiedenartigkeit der Inhalte – manchmal ist es ein E-Mail, manchmal eine ganze Datei, manchmal nur ein Link – geht es um Content-Management, und dafür würde OneNote gebaut!

Mit einer Kombination aus Ablegen und Wiederfinden spart OneNote hier SEHR viel Zeit in der täglichen Praxis!

Bemerkung: Sehr witzig finde ich, dass Thomas Frank beim Erklären seines Setups und der PARA-Methdoe dann doch wieder zu einem analogen Whiteboard greift…(15:38) 😉 Gäbe es da nur ein Tool, mit dem man Handschriftliche Notizen machen könnte… 

Sehr gespannt bin ich schon auf die Integration von Microsoft Copilot und wie das die Suche und die Verarbeitung von Information in den nächsten Jahren verändern wird. 

Lese dazu den vorigen OneNote Masterclass Tipp #34 – OneNote und Ai

 

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