#35 – Wer suchet, der findet!

Wer suchet, der findet ein altes Sprichwort, das aber ganz besonders auch auf onenote zutrifft. Herzlich Willkommen zu diesem onenote MasterClass Tipp und Trick heute mit einem ausführlichen Blick auf die Suche in onenote und mit onenote. Ich möchte dir zeigen, wie du die Suche effizient verwenden kannst, was es da alles zu entdecken gibt und ein paar Dinge, die du berücksichtigen musst, um effizient mit onenote zu suchen und deine Inhalte wiederzufinden. Los geht s. Wer so wie ich quasi in onenote lebt und viele Notizen und andere Inhalte in onenote ablegt, der möchte diese natürlich auch wieder finden. Da kommt schon einiges zusammen im Laufe der Zeit Screenshots direkt aus meiner onenote wählt und ich hoffe, die können dir zeigen, dass ich so ziemlich alles in Word ablege. Von Hotelbuchungen über bestätigungs Emails hinzu Artikeln und Beiträgen aus dem Internet Screenshots. Stundenvorbereitungen und vieles, vieles mehr. Was wir Informationen in Wohn oder ablegt, möchte diese natürlich auch wieder rasch und effizient finden. Grob gesagt gibt es da 2 Strategien und die schauen wir uns ein bisschen genauer an. Einerseits kann ich mich natürlich in verschiedenen Notizbüchern organisieren, ich habe hier die Möglichkeit, ja nicht nur ein Notizbuch zu verwenden, sondern mehrere und in diesen verschiedenen Notizbüchern auch nicht Abschnitte beziehungsweise abschnittsgruppen. Eine Ordnung, ähnlich wie man das von Ordnern eben kennt, aufzubauen. Das Wichtigste für mich ist, dass meine onenote Struktur sich an meine Bedürfnisse anpasst, das heißt, die Notizbücher, abschnittsgruppen, Abschnitte, Seiten und all das, was ich da verwende, ist nicht starr, sondern das verändert sich im Laufe der Zeit und ist ein der individueller Prozess wie das Ganze dann auch wirklich ausschaut? Ich persönlich arbeite mit den Kursnotizbüchern, privat habe ich hier hauptsächlich Biernotizbücher im Einsatz. Da wäre einerseits einmal mein Journal Notizbuch, wo meine gesamte tägliche Agenda und viele andere Dinge abgebildet werden. Auch meine Kalender, Termine und so weiter. Dann habe ich weiter, dass ein Projekt Notizbuch, wo eben langfristige Projekte abgebildet werden und eben auch ein Wissens Notizbuch da kommt alles rein, was ich mir zusammen sammeln möchte Informationen Artikeln aus dem Internet und vieles mehr. Damit kann ich dann sofort auch meine Inhalte richtig zuordnen und verschiedenste Dinge da so sauber einsortieren, dass ich sie auch rasch wieder finde. Natürlich gibt es dann auch ein Archiv Notizbuch wieder Name schon sagt um Dinge da auch drinnen zu archivieren. Zusätzlich verwende ich natürlich noch ganz viele andere Notizbücher für komplett verschiedene Netzwerke. Was die zweite Strategie ist, die Google Methode eine effiziente und schnelle Suche je mehr Inhalte du in deine Wohnung, Notizbücher und Abschnitte einfließt, desto aufwendiger wird es, diese wiederzufinden. Wenn wir uns deswegen die Suche in onenote etwas genauer an in der onenote App gibt es in der Titelleiste ein Suchfeld. Aber Achtung Dies ist das Office Suchfeld, wo du nach Aktionen und der Hilfe suchen kannst, also das Feld ist nicht das Suchfeld, dass wir suchen, um Inhalte zu durchsuchen gibt es das onenote Suchfeld rechts oben sehr schnell auch mit der Tastenkombination Steuerung E zu erreichen. Hier kannst du eine Volltextsuche durchführen und erhältst alle Suchergebnisse auf einen Blick. Was du kannst deine Suche auch auf die Seite Abschnitte abschnittsgruppen oder das aktive Notizbuch beschränken und deine Suchergebnisse auch anheften. Ich Suchergebnisse sind natürlich mit den Inhalten verlinkt und es werden nicht nur Textstellen gefunden, sondern eben auch handschriftliche Eingaben und Texte in Bildern oder Screenshots. Du kannst das Ergebnisfenster natürlich auch Abdocken oder? An der linken Seite anheften. Ich suche in deiner Handschrift ist ein grandioses Feature in onenote. Die Suchergebnisse kannst du nach Änderungsdatum, Notizbuchabschnitte und Titel sortieren. Ruf findest du rasch deine gewünschten Inhalte. Feature von onenote ist die Suche in Audioaufnahmen. Dies kannst du unter Datei, Optionen, Audio und Video aktivieren. Die Indexierung dauert ein bisschen und erfolgt aber im Hintergrund. Die Suchergebnisse können ebenso nach verschiedenen Aspekten sortiert werden. Wir können tatsächlich auch noch über eine Kennzahl mit dem klingenden Namen Vertrauenswürdigkeit gefiltert werden. Dahinter versteckt sich eine Bewertung von 0 bis 1 wie sicher sich ist, dass das Gesuchte in der Audiodatei gefunden wurde. Dies hängt aber meiner Beobachtung nach eher weniger mit den verschiedenen Audioformaten zusammen, sondern eher mit der exakten Aussprache. So werde mal die Grundlagen zur Suche in onenote hier in der Windows App bietet dann noch in den anderen Apps schauen wir uns aber noch ein bisschen im Detail an. Ich suche in onenote basiert auf dem Windows Suche Index und da habe ich ein paar interessante Beobachtungen für dich gemacht, wie die Suche funktioniert. Am besten ist das anhand eines Beispiels anzuschauen suche ich nach zusammen wird das Ergebnis gefunden suche ich nach gesetzt. Ebenso suche ich aber nach dem Wortteil n gesetzt. Schlägt die Suche fehl? Es ist also eine Art semantische Suche und dann doch wieder nicht, denn wenn ich nach einzelnen Buchstabensuche, werden diese am Wortbeginn gefunden, in der Mitte aber nicht in allen anderen onenote Apps, also auch in der Windows 10 App, auf dem iphone oder auch in der Android Welt funktioniert das problemlos. Such Parameter wie Sternchen, also Wildcards or und and und so weiter sind nicht möglich. Es werden immer alle Begriffe gesucht, die von einem Leerzeichen getrennt werden. Das Suche kannst du Anführungszeichen verwenden, um eine gesamte Phase exakt so in deinem Notizbuch zu finden, hier wieder ein paar Beispiele, wie das in der Praxis aussieht. Du merkst, es gibt schon ein paar interessante Funktionalitäten der Suche in onenote, aber das ist noch lange nicht Schluss. Es gibt noch mehr Möglichkeiten, wie du deine Notizen und Inhalte rasch und effizient wiederfinden kannst. Schauen wir uns zum Beispiel als nächstes die Kategorisierung an. In onenote kannst du ja verschiedene Inhalte mit Kategorien tags oder Schlagworte versehen. Diese lassen sich auch anpassen und es gibt hier eben dann auch eine Suche dazu. Das bedeutet, ich kann mir hier im Abschnitt im gesamten Notizbuch auch wieder die Ergebnisse nach Kategorien anzeigen lassen und kann auch sofort wieder dorthin springen, wo diese Kategorie dann verwendet worden ist. Die Kategorienzusammenfassung, also die Suchergebnisse, kannst du wieder nach verschiedenen Aspekten gruppieren. Äußerst praktisch ist das Erstellen einer Zusammenfassungsseite mit einem Mausklick, wo du alle Kategorien erhältst, die wieder mit den Inhalten verlinkt sind. Was mit den Kategorien waren oder geben sich ein paar sehr interessante Use Cases, weil du eben diese Kategorien auch selbstständig anpassen kannst? Bekommst du eine weitere Möglichkeit, deine Notizen zu organisieren und auch wieder effektiv zu finden? Aber da gibt es noch mehr Möglichkeiten, nämlich mit dem Verlauf deiner Notizen zu arbeiten. Onenote speichert ja den Verlauf jeder Seite immer automatisch mit und das sogar über Jahre hinweg. Somit kannst du dir die letzten Änderungen auch als Suchergebnisse anzeigen lassen. Auch hier hast du wieder die Möglichkeit nach Änderungsdatum nach Abschnitt nach Titel und sogar nach Autoren zu sortieren. Äußerst praktisch, gerade im Zusammenspiel mit Kursnotizbüchern ist die Suche nach Autoren für mich persönlich auch immer ein guter Ansatzpunkt, um mir ein bisschen über die schriftliche Mitarbeit meiner Schülerinnen ein Bild zu machen. Wenn du es noch genauer haben möchtest, dann empfehle ich dir das @in Onemore oder onetastic. Dort gibt es tatsächlich einen dezidierten Kalender mit all den Änderungen aus den Notizbüchern. Auch hier kann man wieder sortieren. Und filtert so viele Male zur Suche innerhalb der onenote App. Da gibt es schon ganz viele Möglichkeiten, die du gesehen hast, um deine Notizen und Inhalte wiederzufinden aber wie schaut das Ganze aus, wenn wir jetzt nicht die onenote App geöffnet haben, sondern wenn ihr zum Beispiel im Betriebssystem suchen möchte? Also schauen wir uns die Windows suche genauer an. Wenn ich also beispielsweise hier in der Windows Suche nach dem Begriff steht, wo Suche da merkt man dann ganz viele Ergebnisse, aber leider eben nicht die Ergebnisse, die ich erwartet direkt aus meinem onenote Notizbüchern, sondern man sieht hier Gebiet mein Dave Kohl Notizbuch angezeigt, aber andere Dateien aber eben nicht die Inhalte, die ich gerne hätte. Dies liegt ganz einfach daran, weil onenote die Inhalte nicht in dezidierte Dateien speichert, schon gar nicht, wenn diese Notizbücher in der onenote oder sharepoint Welt liegen. Da werden die Inhalte ja in dem onenote Cash als Binärdaten abgelegt und diese sind jetzt da im Suchindex von Windows nicht indiziert und somit kann ich die Inhalte da auch in der Windows suche nicht finden. Aber so eine universelle Suche wäre doch schon fein, oder? Mit einem mächtigen Werkzeug, das wirklich viel Power hat, wie der Name schon sagt, kannst du diese universelle Suche tatsächlich erhalten. Mit dem Microsoft Howard wo ist bekommst du eine Vielzahl von nützlichen und mächtigen Werkzeugen völlig kostenlos auf deinem PC Farbwähler, Fenster, Organisation, Größenänderungen und vieles mehr. Run ist ein Schnellstart Tool, dass du direkt mit einer Tastenkombination. Starten kannst diese funktioniert nicht nur als Eingabezeile, sondern eben auch als Suchfeld für verschiedenste Dienste. Dort ist unter Plugins auch onenote eingeführt einfach aktivieren und schon werden deine onenote Inhalte in der Suche auch berücksichtigt. Hier gibt es auch noch ein paar Optionen zum direkt aktivierungsbefehl beziehungsweise an welcher Stelle die Ergebnisse aufscheinen sollen. Auto is läuft ja immer im Hintergrund und so kann ich ohne dass onenote geöffnet ist, sofort alle meine Inhalte durchsuchen und kommen mit einem Mausklick auf das Ergebnis. Ein echter Wohnort Master Plastik Trick für dich also lade dir sofort Power Toys herunter und probiere es selbst aus wo kannst du noch deine onenote Inhalte und Notizen finden? Schauen wir da zurück zur Windows suche? Da war noch etwas ganz Interessantes zu sehen, sobald Du ein Organisations oder Schulkonto mit meinem Windows PC verbunden hast, bekommst du nämlich auch Suchergebnisse aus der Organisation. Was ist eigentlich nichts anderes als die Suchergebnisse, die du zum Beispiel auch über Microsoft Bing erhältst? Wenn du in deiner Schule in deiner Organisation eine Suche durchführst? Diese Suche ist sehr praktisch und ich verwende sie immer dann, wenn ich Inhalte suche, die nicht lokal auf meinem Computer liegen, sondern eben in meiner Organisation. Als User bekomme ich nur auf das Zugriff, was mir wirklich auch freigegeben worden ist oder natürlich auf die Inhalte, die mir selbst gehören. Hier findest du auch deine onenote Inhalte und zwar auch jene, die nur in der Online Umgebung von onenote liegen. Ja, ich glaub ich hab dir gezeigt, dass es viele Möglichkeiten gibt und viele Dinge, die du berücksichtigen musst, wenn du eben in One deine Suche durchführst. Wir haben uns jetzt zur Zeit nur auf die Windows Welt beschränkt. Deswegen schauen wir auch auf die anderen Apps. Onenote lebt ja davon, dass es auf anderen Apps auf anderen Plattformen, also auch in der Android Welt in der Apple Welt super funktioniert und deswegen machen wir auch noch einen kurzen Blick auf die Suche in diesem Ökosystem. In der Android Smartphone Welt funktioniert die Suche in der onenote App genau gleich. Es dauert ein bisschen, bis die Suchergebnisse erscheinen, aber dafür werden eben auch handschriftliche Eingaben, texteingaben und eben auch Text im Bild gefunden und somit habe ich eine vollständige Suche auch am Android Smartphone. Besonders interessant ist, dass in der Android Welt tatsächlich eine Zeichensuche erfolgt. Das heißt zusammengesetzte Wörter sind kein Problem. Wenn ich da nach dem ersten Wort oder dem zweiten Wort suche, aber man kann auch Teile in den Texten finden und eben auch einzelne Buchstaben. Super praktisch, um auch ausgedrückte Informationen in onenote zu durchsuchen. In der onenote App am I Pad bietet sich dasselbe Bild, das heißt auch hier habe ich die Möglichkeit, in Handschrift in Bildern und auch im Text zu suchen und genauso auch die verschiedenen Bereiche zu untersuchen, also Abschnitte, Notizbücher oder eben auch nur auf einzelnen Seiten. Auch hier werden zusammengesetzte Wörter. Hab hier auch eine zeichenbasierten Suche, wo ich auch wieder mit einzelnen Buchstaben Suchergebnisse erhalte. Die Suche nach onenote in erhalten auf der IP suche funktioniert leider nicht und auch eine in App suche wird hier am I Pad nicht angeboten. In der Online Welt ist die Suche doch etwas eingeschränkt. Das liegt ganz einfach daran, dass nicht der gesamte Inhalt eines Notizbuch es im Browser geöffnet ist, sondern immer nur ein Abschnitt beziehungsweise eine Seite und darum kann man hier auch nur in einem Abschnitt und in einer Seite suchen. Die Suchergebnisse schließen hier auch keine Stifteingabe mit ein, das heißt, da muss man aufpassen hier wird nur Text und Bilder auf den Suchbegriff durchsucht. Ahh ja und der Vollständigkeit halber natürlich auch noch die Suche in der onenote für Windows 10 App. Diese wird ja bis im Oktober 2025 weiter unterstützt und viele verwenden, die auch weiterhin noch. Auch hier funktioniert die Suche, so wie man das erwartet. Du kannst hier wieder in den Notizbüchern Abschnitten Abschnittsgruppen suchen. Auch die Textsuche funktioniert genauso wie man das erwartet, und es geht genauso auch wieder in Bildern in Handschrift. Und auch die einzelnen Textteile, also Zeichenketten, werden genauso gefunden. Abschließend lässt sich sagen die onenote suche funktioniert genauso, wie sie funktionieren soll. Es gibt hier und da ein paar kleine Verbesserungswünsche von meiner Seite, aber ich glaube, du hast gesehen, dass man egal in welcher App man unterwegs ist, seine Inhalte rasch und effizient wiederfinden kann und ich hoffe, ich habe mit diesem Beitrag die n bisschen geholfen. Auch hinter die Hintergründe zu schauen, um da ein paar Informationen zu bekommen, um das meiste aus deiner Wohnmobil App, egal in welcher Welt das einsetzt herauszuholen. Was bleibt mir nur noch zu sagen herzlichen Dank fürs Dabeisein bis zum nächsten Mal.