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OneNote Masterclass

#33 – Listen in und mit OneNote

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Ich hab für Dich ein tolles Video zusammengestellt. Um es sehen zu können, musst Du Mitglied in der OneNote Masterclass sein.

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Im heutigen OneNote Masterclass Tipp geht es darum,, wie Du mithilfe von OneNote Listen erstellen und verwalten kannst, und ich gebe Dir ein paar Tipps&Tricks, wie Du das meiste aus diesen OneNote-Listen rausholen kannst.

So etwas “Einfaches” wie Listen kann man natürlich perfekt in OneNote abbilden, aber ich hoffe, Du bekommst ein umfangreiches Bild, was da noch alles möglich ist…

Jeder liebt Listen...

Ob es nun Checklisten, Einkaufslisten oder Schüler:innen-Listen sind; jeder LIEBT Listen und ganz besonders, wenn man Dinge darauf abhaken kann, oder? 

Viele Menschen, die den Weg in die “digitale Welt” erfolgreich gestartet haben und sich von Papierlisten verabschiedet haben, steigen dann auf Excel-Tabellen ein, weil “man da so schöne, ordentliche Listen erstellen kann”… Als “Excel-Liebhaber” bin ich immer etwas “gekränkt”, wenn ich sehe, wie Excel zum bloßen Text-Tabellenerstellen verwendet wird, da es sich ja hier um eine Tabellen-KALKULATIONS-Programm handelt.

Warum denn nicht gleich in OneNote seine Listen digital erstellen und führen? (wenn es nicht zwingend zu einer Berechnung kommt oder komplexen Formeln verwendet werden müssen). In OneNote kannst Du ebenso ganz einfach Listen erstellen und verwalten. Und genau das möchte ich mir genauer ansehen.

Starten wir mit den einfachsten Möglichkeiten und hanteln wir uns immer weiter zu komplexeren Listen und Möglichkeiten, die in OneNote vielleicht nicht auf den ersten Blick offensichtlich sind.

Führst Du Deine Listen noch händisch oder bist Du schon in die digitale Welt eingetaucht?

Einfache Absatz-Listen erstellen

Die einfachste Liste ist natürlich einfach eine Absatz-Liste. Nach jedem Listenelement einfach die ENTER-Taste und schon hast Du alles schön untereinander in einem OneNote-Container

Aber auch für so simple Listen gibt es schon ein paar wichtige Tipps (in einer Liste 😉):

  • Anordnen durch Drag-and-Drop
    Du kannst jedes Listenelement ganz einfach am “OneNote-handle” (so nenne ich das Fünfeck vor jedem Absatz) nehmen und in die gewünschte Position verschieben. Nicht nur auf der selben Ebene, sondern damit kannst Du auch Unterebenen erstellen und somit Deine Liste noch feiner unterteilen.
    Wichtig ist dabei, dass die Elemente alle in EINEM OneNote Container sind.
  • Aus- und Einblenden von Listenelementen
    Sobald Du mit Einrückungen arbeitest kannst Du den OneNote-handle Doppelklicken und damit Unterlisten ein- und ausblenden lassen.  Sehr praktisch um Platz zu sparen und sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können. (z.B. eine Kalenderliste wie im Screenshot). 
    Dies geht natürlich auch auf weiteren Ebenen.
  • Nicht nur Text!
    Nicht nur Text kann in OneNote so in Listen angeordnet werden. Jedes Objekt wie z.B. Tabellen, Bilder, Dateien usw. mit Ausnahme von Handschriftlichen Notizen können in Listen arrangiert werden. Dadurch kannst du komplexere Listen aufbauen und organisieren.
  • Listensymbole/Nummerierung
    Es gibt in OneNote wie in jedem Textverarbeitungsprogramm natürlich auch Listensymbole, die verwendet werden können, um Aufzählungen oder Nummerierungen einzufügen. Dazu weiter unten noch mehr…
  • Listen automatisch sortieren
    Eine automatische Sortierung der Liste (nach dem Alphabet) ist leider nicht direkt mit OneNote “Boardmitteln” möglich, aber mithilfe eines Addins wie z.B. 🔗Onetastic (siehe Video)

Schon mit diesen einfachen Absatz-Listen lassen sich eine Menge von Dinge abbilden. Gerade wenn es aber mehr in Richtung “Datenbank” gehen soll, also mehrere Einträge pro Listenelement, dann sind Tabellen um einiges besser geeignet.

Listen mit Tabellen

Eines gleich vorweg: Tabellen in OneNote sind eigentlich “bloße” HTML-Tabellen, also KEINE Kalkulationstabellen wie Excel und in der Formatierung sind Tabellen in OneNote doch etwas eingeschränkt. Du kannst nur Hintergrundfarbe einer Zelle/Zeile/Spalte/Tabelle festlegen, keine Rahmen und jede Zelle/Spalte hat eine Mindestbreite. Auch in den Foren und Feature-Requests wird immer wieder umfangreichere Tabellen-Features gewünscht. 

Auch hier gibt es ein paar OneNote-Addins, mit denen man ein paar fortgeschrittene Dinge mit Tabellen anstellen kann. (🔗Onetastic und 🔗Gem Table for OneNote und auch 🔗OneMore). 

Tabellen kannst Du in OneNote ja über das Einfügen-Menü auf jede OneNote-Seite einfügen, oder noch einfacher geht es mit der Tabulator-Taste NACH einem Text. Auch Kopieren und Einfügen von Tabellen aus dem Web oder Excel funktioniert tadellos.

So erstellte, tabellarische Listen haben wiederum den Vorteil, dass sie nicht nur etwas “aufgeräumter” aussehen, sondern dass man auch hier verschiedenen Content in die jeweiligen Zellen einfügen kann, sogar weitere Tabellen. Damit können Daten übersichtlich aufbereitet werden und auch – mit ein bisschen Spielerei so etwas wie Rahmen und Hervorhebungen – erstellt werden. (siehe Screenshot der Foo Fighters Diskographie – vollständige mit OneNote erstellt)

Auch hier kann man die Listenelemente=Tabellenzeilen per Drag-and-Drop am “OneNote-handle” neu anordnen. 

Ein großer Vorteil im Vergleich Absatz-Listen ist hier, dass eine automatische Sortierung ist hier mit OneNote-Boardmitteln möglich ist. 
Im Menü-Punkt Tabelle findet sich das Sortiertool, mit dem du aufsteigend und absteigend sortieren kannst.

Dabei kann sogar die Überschriftenzeile berücksichtigt werden und die Sortierung erfolgt Alphanumerisch. Das bedeutet auch, dass wirklich Zahlen nach 1,2,3,....,10,11,12,... sortiert werden (und nicht wie so oft in anderen Programmen 1,11,111,2,21,3, usw.)! 

...aus der Praxis

Gerade das Hinzufügen von Nicht-Text-Inhalten macht das Arbeiten in Tabellen für mich persönlich zu wertvoll. Schnell ein Screenshot, eine Datei oder eine Video-/Audio-Datei zu einem Listenelement hinzufügen, dafür liebe ich OneNote, weil ALLES, wirklich ALLES  an EINEM Ort beisammen ist. Nicht wieder eine Ordnerstruktur im Hintergrund als Dateispeicher, nicht wieder eine extra Excel-Tabelle oder eine andere App, sondern alles bleibt beisammen.

Aber auch in meiner Lehrtätigkeit nutze ich "simple" Tabellen für Anwesenheiten oder Beurteilungsaufzeichnungen. Schnell ist eine Schüler:innenliste/-tabelle erstellt und die Fotos der Schüler:innen kommen gleich zum Namen dazu. Somit brauche ich nicht wieder in eine andere Applikation wechseln, sondern habe habe das in OneNote beisammen.

In der Anwesenheitsliste verwende ich auch Tags/Kategorien um eine Abhak-Liste zu erhalten, dazu noch weiter unten etwas genauer.

Auch für meine Lernzielorientierte Beurteilung (siehe https://www.onenote-masterclass.com/tipps/32-unterricht-planen-mit-onenote) verwende ich ineinander verschachtelte Tabellen-Listen mit Kategorien

...aber...

Als Nachteil kann bei der Arbeit mit Tabellen angesehen werden, dass hier zwar eine Untergliederung in einer Zelle auf beliebig viele Ebenen möglich ist, diese aber nicht innerhalb der Tabelle “kollabierbar” ist. Der “OneNote-handle” erscheint nur für die Tabellenzeile:

 

Auch kannst du Spalten in OneNote-Tabellen NICHT ausblenden oder so einfach per Drag-and-Drop wie Tabellenzeilen verschieben. Wie auch sonst Formatierungen der Tabelle sehr beschränkt sind.

Doch auch hier kann mit man einer Tabelle in einer Tabellenzelle arbeiten und so wie im Screenshot dargestellt tolle Listen erstellen:

Beim Arbeiten mit Tabellen gibt es noch zwei wichtige Tipps:

  • Achte immer auf den Container in dem sich die Tabelle befindet
    Wenn du die Tabelle breiter machen möchtest, kann es dir passieren, dass der Container dies nicht zulässt.
    Der Container hat eine gewisse Breite und wenn du die Tabelle nun verbreitern möchtest werden andere Spalten verkleinert, damit die Tabelle immer noch in den Container “passt”
    Auch die Vergrößerung des Containers hat Auswirkungen auf die Tabellenbreite!
  • Achte auf die Tabellen-Dimension!
    Beim Kopieren und Einfügen von Tabellen/Spalten/Zellen achte immer auf die gleich Dimension der Quell- und Zieltabelle, also stelle sicher, dass die Anzahl der Spalten und Zeilen übereinstimmt, sonst erhältst du verschachtelte Tabellen (was ja auch manchmal gewünscht ist) 

Gerade das Arbeiten mit Tabellen für Listen/Daten ist in der OneNote  (Windows-) Welt mit weiteren Tools sehr effizient, da es nur einen Mausklick bedarf, um aus einer Tabelle eine Excel-Tabelle zu machen, die auch mit Vorschau (!) direkt in der OneNote Seite wieder eingefügt wird.

Für Berechnungen oder auch Diagramme ist diese Umwandlung Gold wert und spart das mühsame, händische Übertragen von Daten.

Umgekehrt ist natürlich durch einfaches Copy&Paste auch jede Excel-Tabelle wieder rasch nach OneNote eingefügt. Dies nutze ich persönlich sehr oft, wenn ich z.B. automatisch generierte Listen mit vielen Einträgen (Zahlen oder Datumslisten) benötige.

Auch andere Listen lassen sich so ohne Probleme nach OneNote reinkopieren und bearbeiten.

Kombiniere doch beides!

Kombinierst du Absatz-Listen und Tabellen-Listen miteinander kannst du große Datenmengen im Praxis-Einsatz wirklich gut managen. 

Ich persönlich verwalte so z.B. die OneNote Masterclass Live Events und viele andere Dinge der OneNote Masterclass (ein “behind-the-scenes” ist vielleicht mal interessant?) direkt in OneNote mit solchen, kombinierten Listen aus Absätzen und Tabellen.

Weitere Möglichkeiten

Wie schon in ein paar Screenshots gesehen, kannst du auch optisch deine Liste etwas ansprechender gestalten. Nicht nur mit Farben und Hervorhebungen kannst du deine Listen etwas schöner gestalten, sondern ein paar eingebaute OneNote-Features ermöglichen bei genauerer Betrachtung noch ein paar bemerkenswerte Features!

 

Aufzählungen

Aufzählungszeichen gibt es wie in jedem anderen Textverarbeitungsprogramm auch. Aus ein paar vordefinierten Zeichen kannst du hier auswählen, leider ist es nicht möglich eigene Aufzählungszeichen (wie in Word oder PowerPoint hinzuzufügen)

Eine mögliche Alternative wären hier Emojis, um noch mehr Farbe in deine Listen zu bekommen.

 

Nummerierungen

Bei Nummerierungen kannst du die Zeichen anpassen, aber leider auch keine eigene Nummerierungen festlegen.

Meiner Meinung nach wäre das ein Leichtes für die OneNote-Programmierer auch diese Funktionen in OneNote einzubauen.

Dafür kannst Du hier natürlich auch wieder eine hierarchische Nummerierung verwenden. Eine Listenformatierung mit 1.a. oder 1.1.1 ist in OneNote leider auch nicht möglich.

Kategorien/Tags verwenden

Jeder liebt Listen und noch mehr lieben Lehrer:innen “Abhak-Listen”… 😉

Ich persönlich verwende für meine Listen in OneNote fast immer Kategorien bzw. Tags, im Speziellen personalisierte Tags.

Kategorien/Tags lassen sich ja ganz schnell anpassen und erstellen und auch mehrfach verwenden. Gerade die Symbole der ersten Spalte sind für Abhak-Listen perfekt. 9 verschiedene Symbolsätze mit je drei Farben ergeben 27 verschiedene “Häkchen”, die zum Einsatz kommen können.

In Kombination mit der meist unbeachteten (und den meisten OneNote-User:innen unbekannten) Kategorie-Zusammenfassung sind hier völlig neue Einsatzszenarien möglich.

 

Die Kategorien/Tags eignen sich ja nicht nur für schnelle Abhaklisten auf EINER OneNote-Seite sondern können über Seitengruppen, Abschnitte, Abschnittsgruppen, ja ganze Notizbücher hinweg verwendet werden, was für das effektive Auffinden von Informationen sehr praktisch ist und Dank der Zusammenfassungsseite bekommst du sogar auch noch interne Links auf die jeweilige Seite mit der verwendeten Kategorie!

Für Anwesenheitslisten bzw. Abhaklisten platziere ich diese “Kästchen” wiederum in Tabellen, um noch mehr Übersicht zu erhalten. 

zur Sicherheit: verlinkte Listen

Stichwort Links. Ein nicht mehr so “geheimer” Geheimtipp in OneNote ist das blitzschnelle Erstellen von verlinkten Seiten.

Dazu einfach die Liste markieren und im Rechtsklick-Kontext-Menü “Mit Seiten verknüpfen” auswählen und schon bekommst du neue, verlinkte OneNote-Seiten mit dem Titel der Listen-Elemente.

Somit wird deine Liste ganz rasch zu einem Inhaltsverzeichnis für weitere Seiten, die du mit beliebigen Inhalten füllen kannst.

Ausblick

Microsoft arbeitet gerade (Stand Feb. 2023) nicht nur an der Implementierung von KI in die Office Suite, sondern auch am sogenannten fluid-Framework, dass in Form von “Loop-Komponenten” Betriebssystem- und App-übergreifend Inhalte in Echtzeit und von mehreren Personen bearbeiten lässt.

Für mich persönlich wird das die größte Transformation auslösen, wie wir in Zukunft zusammenarbeiten werden.

In Word online und Microsoft Whiteboard sind die Loop-Komponenten in dieser Woche eingeführt worden, in Outlook und Teams gibt es so schon etwas länger.

Da die Loop-Komponenten noch mehr Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bieten und auch rasch über die OneNote-Grenzen hinaus verwendet werden können, stellen sie für mich persönlich die ideale Umsetzung von Listen in OneNote dar.

Ich hoffe mal stark, dass diese Loop-Komponenten auch nach OneNote kommen werden und sich dort auf einer OneNote-Seite einbetten lassen. Ich hab daher zur Sicherheit auch noch einen 🔗Feedback im offiziellen Feedback-Portal hinterlassen und würde mich freuen, wenn Du dafür einen Daumen hoch gibst, damit die OneNote-Entwickler darauf aufmerksam werden!

Und wenn ich schon beim Wünschen bin: SharePoint-Listen direkt in OneNote einzubetten wäre natürlich noch mal ein Stückchen mehr…

 

 

Abschlussbemerkungen

Viele der hier gezeigten Dinge kennst du wahrscheinlich schon, aber ich hoffe, dass dir vielleicht EIN Detail bei der Erstellung und Organisation von Listen in OneNote weitergeholfen hat. 

Natürlich wird auch OneNote bei gewissen “Tasks” nicht das geeignete Werkzeug sein; wenn es z.B. um Berechnungen geht bzw. um die digitale, automatisch Weiterverarbeitung von Listen, dann werden ganz schnell Excel-Tabellen oder ev. sogar SharePoint Listen interessant.

 Doch für Menschen, die gerne Abhaken und Dinge auf Listen schreiben bietet OneNote schon eine ganze Menge an Tools an, noch dazu, wo OneNote-Seiten sehr einfach und rasch mit verschiedensten Inhalten befüllt werden können und diese auch per E-Mail oder als Datei selbst in wenigen Mausklicks weitergegeben werden können.

Ich persönlich habe auf alle Fälle wieder einiges wieder”entdeckt” bei der Recherche und beim Ausprobieren für das Video und die verschiedensten Demos. Das wird jetzt gleich in die Praxis umgesetzt…

 

 

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