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Kurt Söser
- Fr, 14. Januar 2022
- 20:00
Notizbücher zur Zusammenarbeit teilen, das macht OneNote zum perfekten Werkzeug innerhalb und außerhalb einer Organisation. ABER es gibt da einiges zu beachten!
Im heutigen OneNote Masterclass Tipp hab ich sehr ausführlich* einen Blick auf die Möglichkeiten aber auch die Fallstricke geworfen…
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Sobald Du die Grundzüge von OneNote verstanden hast und die ersten Inhalte erstellt hast, kommt der Punkt, wo Du das Freigeben und Teilen von Notizbüchern angehen solltest. Bei Klassennotizbüchern ist dies ja schon sehr “elegant” via MS Teams erledigt. Die Zusammenarbeit macht OneNote erst so richtig “mächtig”, doch durch die verschiedenen Accounts (Schule, Business, Privat,—) und den daraus resultierenden Speicherorten kann es da schon mal zu Fallstricke kommen.
Grundsätzlich gilt mal: Dein Notizbuch MUSS in der Cloud liegen, um es teilen zu können (ja, Du kannst es als ZIP, oder onepkg.-Datei weitergeben, aber das soll heute nicht das Thema sein. (dazu ein anderes Mal mehr)
Es kommt aber darauf an, in WELCHE Cloud Du Dein OneNote Notizbuch gespeichert hast, wenn du es teilst und auch, MIT WEM Du es teilen möchtest.
OneDrive nicht gleich OneDrive
Nachdem es bei Microsoft die Business(=Education) Welt und die Privatkunden”-Welt” gibt, kann es sein, dass Du auch zwei verschiedene Microsoft-Accounts hast und Deine Notizbücher entweder am OneDrive for Business(oder in der SharePoint-Welt) oder am Privat-OneDrive liegen.
Was auf dem ersten Blick für Dich egal sein dürfte, ist aber gerade beim Freigeben von Notizbüchern entscheidend, weil es tatsächlich unterschiedliche Möglichkeiten gibt. Genaueres erfährst Du im nebenstehenden OneNote Masterclass Feature Video “Teilen”. Am besten sieht man das bei den unterschiedlichen Linkeinstellungen:
Es gibt eben bei Business/Schul-Accounts die Möglichkeit, Notizbücher nur innerhalb der Organisation zu teilen, in manchen Organisationen/Schulen ist das externe Teilen außerhalb der Organisation sogar vom Administrator unterbunden.
Solltest Du also die Möglichkeit nicht vorfinden, ein Notizbuch “nach außen” teilen zu können, dann sprich mal mit Deinem Office 365-Admin. (Bei Kursnotizbüchern aus Microsoft Teams ist dies standardmäßig deaktiviert, auch hier kann der Admin “helfen”)
Teilen - OneNote Windows 10 App
Teilen - OneNote App
Teilen - iPad App
Teilen und Freigeben - Essentielle Grundlagen
Der Teilen/Freigeben-Dialog ist ja nicht nur für OneNote gegeben, sondern für jede Office-Datei und auch andere Microsoft-Dinge gleich gestaltet. Aus langjähriger Erfahrung meiner Trainertätigkeit ist es leider immer noch nicht zum “Standard” geworden, dass die Freigabe mit den Möglichkeiten und den verschiedenen Rechten einerseits verstanden andererseits effektiv eingesetzt wurde.
Es ist mMn essential und gehört zum IT-Basiswissen, dass hier JEDE Person besonders im Schulwesen sich damit intensiv auseinandersetzt, um hier nicht zuletzt auch Datensicherheit zu gewährleisten, damit nicht irgendein Dokument oder irgendeine Information in falsche Hände fällt.
In manchen Fällen reicht es eben aus, innerhalb der Organisation/Schule oder nur einer einzelnen Person Zugriff auf ein Notizbuch zu gewähren, manchmal ist aber genau diese Person außerhalb der Organisation, hat also kein Business-Microsoft-Konto der Schule.
Mögliche Kombinationen
Aus den bisherigen Erläuterungen kann es zu verschiedenen mögliche Kombination beim (externen( Teilen kommen. Diese werden im Tipps&Tricks-Video genauer betrachtet und auch die “Feinheiten” werden dargestellt:
Kursnotizbücher teilen?
Eine Besonderheit stellen die OneNote Kursnotizbücher dar. Infos zum Verwalten und Organisieren findest Du im nebenstehenden OneNote Masterclass Feature Video.
Interessant wird es dann, wenn externe Personen zum Kursnotizbuch eingeladen werden sollen bzw. wenn Du einen Schüler OHNE aus einer anderen Organisation zu Deinem Kursnotizbuch hinzufügen möchtest.
Hier kommen Gäste-Accounts ins Spiel. Sofern erlaubt kann man als Teambesitzer auch externe Personen mit einer E-Mail-Adresse als Gast zu seinem Kursteam hinzufügen, diese erhalten dann eben einen Gäste-Account in der Schulumgebung und werden tatsächlich auch zum Kursnotizbuch hinzugefügt, deren Absch ittsgruppe wird erstellt und sie können genauso arbeiten wie Schüler mit “vollwertigen” Schul-Account.
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Siehe auch folgende OneNote Masterclass-Feature-Videos dazu an:
