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#31 – Automatisieren mit/in OneNote

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Je intensiver ich mit OneNote arbeite, desto mehr versuche ich, redundante Tasks zu automatisieren, um zeitraubende Arbeit demjenigen zu übertragen, der das besser und schneller kann: dem Computer!

Gerade wenn man so wie ich, SEHR viele Abschnitte in seinen Notizbüchern verwendet, bzw. Seiten mit bestimmten Titeln und Inhalten einsetzt, dann kommt irgendwann die Frage: !Was kann ich automatisieren, um hier effizienter zu werden?

In diesem Tipp möchte ich Dir ein paar Möglichkeiten zeigen, wie Du Automatische Prozesse in OneNote mit PowerAutomate erreichen kannst.

Lass mal machen...

Wenn Du 🔗den letzten Beitrag zu MONA gelesen hast, dann weißt Du dass ich für jeden Tag einen eigenen Abschnitt in meinem Journal-Notizbuch habe; und das sind halt doch pro Jahr365 Abschnitte im Format, “Wochentag, Tag.Monat.Jahr”, was bei manueller Erstellung doch auch “etwas” Zeit beansprucht.

Frei nach dem Motto: “Wenn Du zu faul bist, das Gleiche 10mal zu machen, dann lass es für dich erledigen”, habe ich mich drangemacht – aus Ermangelung eines Praktikanten, den ich vielleicht für solche Arbeiten einsetzen könnte – das Ganze mit einem PowerAutomate Prozess zu automatisieren.

Doch bevor ich hier ins Detail gehe noch ein paar allgemeine Dinge für das Verständnis.

1) OneNote ist eine Cloud-App

Notizbücher “leben” ja grundsätzlich mal in der Microsoft Cloud (OneDrive oder SharePoint und das bedeutet, dass diese nicht nur von verschiedenen Endgeräten aus geöffnet und synchron gehalten werden können, sondern auch, dass diese an einem Ort liegen, der dank Schnittstellen für andere Dinge im Netz geöffnet werden können.

Dienste wie 🔗IFTTT  und 🔗Zapier (nur um die beiden bekanntesten Dienste zu nennen) nutzen eben genau diese grundlegende Möglichkeit, Web-Dienste miteinander zu verbinden und automatisch Aktionen ablaufen zu lassen. Gerade diese Verbindung und Vernetzung von Diensten nimmt in den letzten Jahren immer mehr zu – Stichwort “Internet of things” – und wird in den kommenden Jahren meiner Meinung nach noch viel wichtiger werden.

IFTTT ist die Abkürzung von “if this than that” und ging 2010 in Betrieb und ist das “Paradebeispiel” für “Wenn-dann”-Automatisierung. 

2) OneNote ist Teil des Microsoft-"Ökosystems"

OneNote darf NIEMALS als alleinstehende App isoliert betrachtet werden…

Schon seit längerer Zeit kann man OneNote als Teil des Office Paketes benutzen und so gibt es eine Schnittstelle zu Outlook (Aufgaben, Termine, Mails nach OneNote kopieren bzw. aus OneNote erstellen) und auch Word und Excel spielen mit OneNote perfekt zusammen.

Wer die Funktionalität der “Verlinkten Notizen” kennt auch die Möglichkeit, Notizen zu Office-Dateien im angedockten OneNote-Fenster zu machen.

Dabei wird z.B. bei PowerPoint die Datei direkt mit der Notiz verlinkt/verbunden und Du kannst diese mit einem Klick auf das eingefügte Icon punktgenau wieder öffnen. Nebenbei wird bei “Mousover” auch noch ein Screenshot der Folie eingefügt.

Microsofts “Ökosystem” ist aber sehr viel größer als bloß das Office-Paket und darum sind dank der vielen, vielen Schnittstellen auch ganz andere Möglichkeiten gegeben.

Und genau hier setzt PowerAutomate an.

PowerAutomate

Vor einigen Jahren  ohne großes Aufsehen unter dem Namen “Flow” auf dem Markt gekommen hat PowerAutomate für mich ein riesiges Potenzial, das – gerade in Schulen – nicht wahrgenommen wird.

Ein Computer ist in meinen Augen dafür geschaffen, dass er Dinge schneller, besser und eben automatisch erledigt. Und PowerAutomate ermöglicht “stupide” und immer gleich ablaufende Workflows eben automatisch zu erledigen. (kommt Dir das in der Schulumgebung bekannt vor… ? 😉)

Am besten Du schaust Dir mal das Video von “Büro Kaizen” an, dann bekommst Du schon mal ein gutes Gefühl, was PowerAutomate leisten kann.

Ich persönlich bin bei PowerAutomate ein Anfänger und ich merke, mir fehlen hier oftmals die “Grundlagen des Programmierens”, um aufwändigere und umfangreichere Workflows zu erstellen, aber dank der vielen, vielen Vorlagen und dem “low code/no code” Ansatz kann ich mir ganz viele Dinge selbst zusammenbasteln.

Und aus meiner Sicht genial: Nicht nur Microsoft-Dienste sind hier vertreten, sondern Du kannst problemlos z.B. Twitter und auch Google-Dienste wie Google Drive oder Calendar hier für Workflows verwenden.

Und das alles als User mit einem Education-Account völlig kostenlos (PowerAutomate ist im Plan A1 enthalten)

Ich kann Dir nur empfehlen, auf PowerAutomate einen genaueren Blick zu werfen, gerade mithilfe der Vorlagen hast Du rasch Automatisierungen erstellt, dir Dir auf lange Sicht viel Zeit sparen und noch ganz andere Möglichkeiten eröffnen. Und für mich waren diese Vorlagen auch der Ausgangspunkt, um etwas tiefer in PowerAutomate einzutauchen.

OneNote als "Trigger"

Schauen wir uns nun PowerAutomate mal genauer an. Automatische Ausführung von Flows können verschiedene “Trigger”, also Auslöser haben. So ist es möglich einen Flow auf “Knopfdruck” (auch von der Smartphone-App aus) zu starten, oder automatisch zu einem gewissen Zeitpunkt oder in einem Zeitintervall. (Desktop-Flows sind mit PowerAutomate Desktop auch noch möglich. Ein kurzer Blick in dieses Universum hat mir gezeigt, dass ich aber noch sehr, sehr viel mehr lernen muss, um hier noch mehr Wissen und Können aufzubauen)  

Für das erste Beipsiel verwende ich einen automatisierten Workflow, wo n OneNote als Trigger verwendet wird.

Also WIE ein Workflow mit OneNote gestartet werden kann.

Folgende drei Ereignisse in OneNote erlauben einen automatischen Start eines Workflows:

Bei Erstellung….

  • …eines neuen Abschnittes
  • …einer neuen Abschnittsgruppe
  • …einer neuen Seite
Das bedeutet: PowerAutomate wartet bis in einem definierten Notizbuch eine der drei Aktionen eintritt und startet dann die weiteren Schritte.

 

Erstes Beispiel

Für den ersten DEMO-Workflow werde ich hier als Trigger die Erstellung eines neuen Abschnitts auswählen

Schritt 1

Jetzt muss man nur mehr das Notizbuch aus einer Liste auswählen, auf das PowerAutomate “hören” soll, also das im Hintergrund “beobachtet” wird. Sobald in diesem Notizbuch ein neuer Abschnitt erstellt wird, läuft der Workflow ab. Zum Beispiel möchte ich jedes Mal eine neue Word-Datei erstellen, wenn ein Abschnitt in diesem Notizbuch “DEMODave” erstellt wird. 

Schritt 2

Dazu wähle ich im nächsten Schritt den Vorgang “Datei erstellen”, um eine neue Datei auf meinem OneDrive zu erstellen.

Als Pfad kann ich hier entweder direkt durch mein OneDrive klicken und einen bestehenden Pfad angeben, oder – und jetzt wird es genial – auch einen vollkommen neuen Ordner erstellen lassen, und PowerAutomate erlaubt es mir auch noch, auf Informationen aus den vorangegangen Schritten zuzugreifen. 

Das bedeutet ich kann hier als Ordnername z.B. den neu erstellten OneNote Abschnittsnamen verwenden. 

Diese als “dynamischer Inhalt” bezeichnete Meta-Daten werden automatisch vorgeschlagen und ich kann hier auch Kombinationen daraus verwenden, oder unter “Ausdruck” mit Formeln noch weitere Ausdrücke generieren. 

Hier habe ich einfach mal als Beispiel zwei Argumente aus dem OneNote-Trigger genommen und damit den Dateinamen “gebastelt”. Das schaut auf den ersten Blick sehr kompliziert aus, aber dank “point-and-click”, braucht man hier keine einzige Zeile Code schreiben, sondern erhält das gewünschte Ergebnis relativ einfach.

Somit wäre der Workflow schon erstellt, ich möchte noch als Beispiel noch einen weiteren Schritt hinzufügen

 

Schritt 3

Das schaut zugegeben schon SEHR kompliziert aus (und ist vielleicht nicht sinnvoll), aber ich habe hier noch einen weiteren Schritt als Demo  in den Workflow eingefügt, sodass auch noch ein neuer Termin in meinem Kalender eingetragen wird.

Als Betreff nehme ich wieder den Abschnittsnamen, Anfangs- und Endzeit wird aus einer Formel übernommen. Und beim Termin-Inhalt/bei den Termindetails lasse ich ein paar Infos aus den vorangegangen Schritten einfügen.

So könnte ich noch viele weitere Schritte hinzufügen, auch Verzweigungen und andere Verbindungen sind möglich, aber fürs Erste soll das mal als Demo reichen.

 

Speichern und los...

Mein so erstellter Flow wird laufend auch auf Fehler überprüft bzw. kann ich auch rechts oben die Flowprüfung durchführen lassen und sehe, ob ich alles richtig konfiguriert habe. Jetzt geht es ans Austesten.

Also “Testen” auswählen, dann wähle ich mal “Manuell” und schon ist der Workflow “scharf gestellt”.

Somit erstelle ich einen neuen Abschnitt im besagten Notizbuch und schauen wir was passiert….

Ausführung und Ergebnis(se)

Der Workflow wurde erfolgreich ausgeführt, was ich auch in der PowerAutomate-Übersicht kontrollieren kann.

Vielleicht nicht der “sinnvollste” Workflow für die Praxis, aber somit ist das Grundkonzept von Power-Automate glaube ich ganz gut verständlich und Du hast die Möglichkeit, hier jetzt Deine Ideen umzusetzen.

In der Übersicht sieht man auch immer den Ausführungsverlauf, die genutzten Verbindungen und noch einige mehr Möglichkeiten, wie z.B. die automatische Optimierung dank KI bzw. den Export als Vorlage, damit diesen Workflow auch andere nutzen können.

OneNote als Ziel

Nachdem OneNote für mich ein Content-Management-System ist und für mich meine persönliche Zentrale darstellt, ist natürlich OneNote als Ziel bei PowerAutomate für verschiedenste Inhalte (Termine, ToDos, E-Mails, …) für mich noch wichtiger.

Wie oben bereits erwähnt, gibt es “native” Verbindungen von Microsoft Office Produkten und OneNote. 

 In den folgenden Videos kannst Du Dir die Möglichkeiten in Verbindung von Outlook und OneNote (E-Mail und Aufgaben) ansehen und ebenso verweise ich auf die Möglichkeit, dass man aus ALLEN Apps mit Druckfunktionalität direkt nach OneNote drucken kann und so Inhalte ganz einfach nach OneNote bekommt.

 

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OneNote in PowerAutomate

Mit Blick auf PowerAutomate gibt es aber noch mehr (individualisierbare) Möglichkeiten.

Wird OneNote nicht als Trigger, sondern als Ziel verwendet, können zur Zeit folgende Aktionen gesetzt werden*

  • Abschnitt in einem Notizbuch erstellen
  • Abschnitte in Notizbuch abrufen
  • Aktuelle Notizbücher abrufen
  • Seite in “Schnelle Notizen” erstellen
  • Seite in einem Abschnitt erstellen
  • Seite löschen (Vorschau)
  • Seiten für einen bestimmten Abschnitt abrufen
  • Seiteninhalt abrufen
  • Seiteninhalt aktualisieren (Vorschau)
*diese Aktionen werden in Zukunft noch erweitert werden. 

Damit lassen sich noch mehr Dinge umsetzen. Ich möchte hier wieder ein einfaches Beispiel Schritt-für-Schritt durchgehen und beschreiben: Für jeden neuen Termin in meinem Kalender möchte ich eine neue OneNote-Seite mit bestimmtem Inhalt erstellen.

Schritt 1

Als Trigger wähle ich also für diesen Workflow “Wenn ein neuer Termin erstellt wird” aus dem Outlook 365-Dienst (man könnte hier auch den Google Calendar oder andere Dinge wie Microsoft ToDo etc. als Trigger verwenden, kein Problem!)

Ich wähle den Hauptkalender als Quelle aus. Kleiner Profi-Tipp: Wenn Du mehrere Kalender führst, dann kannst Du Dir hier einen dezidierten “OneNote-Creation-Calendar” einrichten, der für alle Dinge rund um OneNote Ausgangspunkt ist (oder auch mit Filter arbeiten…)

 

Schritt 2

Don't panic! It's just HTML

Im zweiten Schritt wird jetzt eine OneNote-Seite im angegebenen Notizbuch und Abschnitt erstellt.

Ich habe hier gleich auf die HTML-Ansicht für den Seiteninhalt gewechselt, um hier noch ein paar besondere Dinge zu erledigen. (BTW: ich bin kein HTML-Profi!). Du musst das aber nicht machen und kannst auch ganz einfach mit dem WYSIWYG-Editor hier arbeiten!

Im <head> Bereich kann man nämlich zwischen <title>  </title> den Seitentitel der OneNote-Seite angeben, wo ich – wie schon oben – den dynamischen Parameter Termintitel (“Betreff”) übergebe, also bekommt die Seite genau den Titel des Termins.

Unter <meta> verwende ich auch noch die Startzeit des Termins als Seitenerstellungszeit. Diese wird dann auch in OneNote als Seitendatum und -uhrzeit unter dem Seitentitel verwendet.

Dann kommen im <body> – Bereich noch ein paar weitere dynamische Parameter, die ich mittels Formeln auch noch in ein “ansehnliches” Format bringe…

Auch der Standort, der Termin-Text und ein Link zum Outlook-Element wird hier automatisch noch eingefügt. Am besten zeige ich einfach mal das Ergebnis dann wird alles ein bisschen verständlicher:

 

Ausführung + Ergebnis

Und fertig ist unser Workflow, der mir für jeden neuen Termin vollautomatisch eine neue Seite in OneNote erstellt. 

Vielleicht ist dieser in etwas veränderter Form für Dich brauchbar. Darum gibt es diesen Workflow als Vorlage hier zum Download. Einfach das Zip downloaden und in 🔗PowerAutomate importieren.

(Du wirst bei der Ersteinrichtung nach Deinen MS365-Login-Daten gefragt, damit der Workflow eben eine Verbindung mit DEINER MS365-Umgebung herstellen darf.)

 

Da geht noch mehr!

Diesen beiden Beispiele habe Dir nun gezeigt, wie man Trigger verwendet, um automatisch einen Workflow aus oder nach OneNote zu starten. Wie sieht es aber nun aus, wenn man so etwas wie nebenbei erstellen möchte? Also viele hunderte Abschnitte oder Seiten direkt in OneNote?

Hier gibt es sicherlich verschiedene Lösungen, ich habe mit meinem bescheidenen Wissen (und Können) einfach auf ein bekanntes Tool zurückgegriffen, nämlich Excel.

Der Workflow schaut so aus:

 

Dieser Workflow wird manuell gestartet (obwohl das natürlich automatisch auch gehen würde – mit einem bestimmten Datum/Uhrzeit als Auslöser)

Um mich nicht mit den Formeln und Datumsformatierungen in PowerAutomate herumschlagen zu müssen, habe ich mir einfach eine Excel-Datei erstellt, die mir genau die Abschnittsnamen abbilden, die ich haben möchte. (in Excel kenn’ ich mich ein bisschen besser mit Datumsformatierungen aus und dadurch kann ich diesen PowerAutomate auch für andere Abschnittskreationen schnell adaptieren)

Nun wird diese Tabelle im zweiten Schritt in PowerAutomate eingelesen und im dritten Schritt wird dann für jeden Eintrag ein neuer OneNote-Abschnitt im gewünschten Notizbuch mit dem Titel erstellt. (Ach wie schön sind “Schleifen”)

Damit kann ich nun hunderte, tausende Abschnitte in relativ kurzer Zeit erstellen. Für meine Organisation mit Tagesabschnitten essentiell; das selbe Prinzip nutze ich zur Massen-Seitenerstellung.

Was ich noch nicht vollautomatisiert habe, ist das “Einordnen” in die jeweiligen Monats-Abschnittsgruppen. Aber hier bin ich definitiv “händisch” schneller und auch das Verschieben in die jeweiligen Abschnittsgruppen ist in der OneNote-App ein Kinderspiel.

Auch diesen Workflow stelle ich Dir als OneNote Masterclass Member zur Verfügung, sodass Du damit beliebig viele Abschnitte mit dem Namen aus einer Excel-Daeti erstellen kannst.

...schon genug? Das ist kein Ende in Sicht!

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Abschlussgedanken

In den nächsten Wochen werde ich mich noch tiefer in die Möglichkeiten stürzen, um hier noch ein paar weitere Ideen umzusetzen. Gerade das Arbeiten mit HTML-Code bei der Erstellung von OneNote-Seiten eröffnet riesige Möglichkeiten, hier muss ich aber noch sehr viel lernen. Gottseidank gibt es ein gute Dokumentation von all den Dingen, die möglich sind auf den 🔗Microsoft Learn-Seiten

Ein kleiner “Erfolg” um OneNote noch mehr mit meinem Outlook-Kalender zu verknüpfen, ist mir schon gelungen: Ich habe mir hier Tagestermine in meinem Kalender erstellt, die mich mit einem Klick auf den entsprechenden Tages-Abschnitt in OneNote verlinken. Dadurch bin ich noch schneller im gewünschten Abschnitt und kann Inhalte zwischen Outlook und OneNote austauschen und miteinander verknüpfen. (Ziel ist eine Übersichtsseit mit allen Links zu den relevanten OneNote-Seiten des Tages zu erhalten)

Da PowerAutomate so viele Verbindungen hat, die nicht nur das Microsoft-Universum betreffen, sondern eben auch externe Dienste umfassen und man bis in “echte Programmierstrukturen” dank der GraphAPI und andere Dinge gehen kann, sind hier wirklich den Möglichkeiten keine Grenzen gesetzt.

Automatische Ablagesysteme (z.B.: Tweets zu #OneNote werden bei mir in OneNote abgespeichert), Genehmigungsprozesse, Archivierungen, Teams-Workflows und so viel mehr: vielleicht fallen ja auch Dir noch andere Dinge ein!

Wie immer würde ich mich SEHR freuen, wenn Du mich auf dieser Reise und den nächsten Schritten begleiten würdest. Ganz besonders wäre ich an einer Zusammenarbeit mit HTML-kundigen interessiert, die sich mit mir gemeinsam auf diese Reise machen möchten, WAS da noch alles geht, wenn man OneNote automatisieren möchte…

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