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#24 – Persönliches Journal – second brain

BEMERKUNG: Aufgrund der vielen persönlichen Informationen in diesem Beitrag gibt es kein Video (das Editieren von Ausblenden von pers. Informationen wäre zu aufwändig gewesen).

ACHTUNG: Das wird ein Laaaaaaaanger Beitrag zum Lesen…

“digital Journaling” wird immer beliebter. Etsy und Co sind voll mit Vorlagen (meist PDF) für ein Digitales Journal, und wenn man den Zahlen Glauben schenken darf, dann ist das alles ein Millionenbusiness. Die Menschen wollen ihr Leben planen und Übersicht behalten und was früher der Taschenkalender oder analoge “File-o-fax” war, wird immer häufiger von Tablet + Stift abgelöst.

OneNote wird dabei von immer mehr Personen als Dreh- und Angelpunkt für ihren “Planer” entdeckt. Auf YouTube findet man zahlreiche Anleitungen, wie man sich seinen eigenen Planer in OneNote erstellt, von ganz einfachen Tabellen bis hin zu sehr “ausgefuxten” Setups.

Ich selbst organisiere seit über einem Jahrzehnt so gut wie ALLES in OneNote und habe schon viele verschiedene Systeme in OneNote abgebildet In diesem Beitrag möchte ich mein “work-in-progress” kurz vorstellen und ganz besonders auf die Automatisierung mittels PowerAutomate eingehen.

 

Digitales Journal ≠ digitalisiertes analoges Journal

Wie fast überall gilt für mich mein Grundsatz in der “Digitalisierung”:

Digitalisierung ist NICHT das Digitalisieren von analogen Prozessen, sondern zwei Schritte zurückzugehen und die Prozesse komplett NEU, vom Standpunkt der Digitalität her zu denken.

Und gerade bei den vielen digitalen Planern stößt mir das ein bisschen auf, wenn hier PDFs auf iPads gelegt werden, um dann dort wieder mit Stift beschrieben zu werden. Bitte nicht falsch verstehen! Diese Arbeitsweise mag für viele Menschen da draußen klappen und eine Erleichterung ihres Alltags sein, weil man so alles auf seinen digitalem Gerät immer dabei hat, aber für mich greift das eindeutig zu kurz.

Darum stelle ich für mich (und meine Arbeitsweise) folgende Anforderungen an ein “digitales Journal”

Anforderungen an (m)ein digitales Journal

  • Geräteunabhängigkeit – Mein Journal muss auf allen Endgeräten funktionieren und auf allen Screens nicht nur betrachtbar sondern auch editierbar sein
  • Synchronisation – Egal aus welcher “Welt” ich mein Journal bearbeite, ich muss immer die aktuellste Information/Version haben.
  • Interne Verlinkung – Informationen müssen miteinander und untereinander verknüpft werden können. Rasche und unkomplizierte Verbindung und auch Navigation ist ein MUSS.
  • Erweiterbarkeit – mein Journal soll kein starres Gefüge sein, sondern problemlos erweiterbar und leicht adaptierbar
  • Suchfunktion – Eine schnelle und effiziente Suchfunktion ist für ein Journal zwingend notwendig
  • Offline-Funktionalität – Ja, ich möchte mein Journal auch ohne Internetzugang nutzen können.
  • Verknüpfung – externe Tools und bestehender Content müssen sich möglichst leicht und unkompliziert und ohne 3rd Party-Apps einbinden oder verbinden lassen. 
https://unsplash.com/photos/SwHvzwEzCfA

PDF-Planer

Wie oben schon beschrieben gibt es unzählige PDF-Planer, die dann entweder direkt in einer PDF-App beschrieben werden oder als Ausdruck nach OneNote eingefügt werden.

Einer der besten Planer im PDF-Format, die ich hierzu (in jahrelanger Recherche) gefunden habe, ist jener von 🔗Walter Dern*: Sein Tessel Fish One-Planer ist nicht nur sehr übersichtlich und optisch ansprechend gemacht, sondern gespickt mit tausenden Links unglaublich schnell zu bedienen. 

Gerade diese Links sind ein unglaublicher Gewinn bei digitalen Kalendern, da man hier rasch im Planer navigieren kann. Für mich ein absolutes MUSS für jeden digitalen Planer.

*Für alle, die auf Facebook unterwegs sind, empfehle ich mal die 🔗Gruppe von Walter Dern, wo man auch einige seiner Planer KOSTENLOS herunterladen kann! Sonst findest Du das Angebot von Walter Dern auf seiner 🔗Webseite bzw. auf 🔗Etsy.

PDFs in OneNote? Suboptimal

Eine “Zwischenlösung” ist es, die zahlreichen PDF-Planer nach OneNote zu drucken und dort dann sein Journal zu führen. Ein ziemlich fortgeschrittenes Beispiel dafür hat 👤Branden Bodendorfer mit seinem 🔗”Key to Sucess”-Planer realisiert.

Im folgenden Video bekommst Du einen guten Eindruck, wie sein “System” aussieht und funktioniert.

 

 

Aber so richtig “digital” ist das für mich persönlich noch nicht, es ist für mich eine Workaround Lösung, und “nicht Fisch, nicht Fleisch”.

Durch den Einsatz von OneNote ist zumindest der Planer auch auf anderen Endgeräten dank der Synchronisation verfügbar und auch an die  verschiedene Bildschirmformate wie Smartphone, PC und iPad angepasst. Für alle Endgeräte gibt es ja eine kostenlose OneNote-App. Damit ist schon ein Problem des “digital Journaling” erledigt: der Zugriff über verschiedene Endgeräte.

Aber es fehlt hier doch einiges an praktischen Features und ich glaube, dass OneNote so mit ausgedruckten Seitennicht sein volles Potenzial ausspielen kann.

OneNote Masterclass Kalender

Darum habe ich mich 2016 hingesetzt und versucht eine interne Verlinkung direkt in OneNote umzusetzen und dabei alles “nativ” in OneNote aufzubauen. Herausgekommen ist ein weltweit (!) einzigartiger Planer, mit 1000nden internen Links und wo Du aus dem vollen Funktionsumfang von OneNote schöpfen kannst.

 

Der OneNote Masterclass Kalender und Lehrerplaner ist schon in viele Hände gewandert und auch adaptiert worden. Er ist nicht nur bei Einzelpersonen im Einsatz, sondern wird auch von Organisationen produktiv eingesetzt. (Die Englische Version wird sogar bei der Firma Pepsi eingesetzt 😊 )

Ich gebe aber zu, dass ich selbst den Planer nicht (mehr) eingesetzt habe, da mein Workflow und Arbeitsbereich zu sehr von Outlook-Kalenderterminen und auch von meinen (verschiedenen) E-Mail Posteingängen abhängt. 

Ein Problem, dass ich nicht lösen konnte (und auch so in OneNote NIE gelöst werden kann, weil OneNote keinen relativen Bezug wie Excel kennt), war eben die automatische Übertragung von Terminen aus der Monatsübersicht auf die Wochen- oder Tagesübersicht. Das ist ja genau einer der Gründe, warum es digitale Kalender gibt und man dort verschiedene Ansichten einstellen kann)

Also selbstkritisch betrachtet ist auch der OneNote Masterclass Kalender/Planer ein “digitalisierter analoger Planer”, der aber dafür mit ein paar besonderen Features aufwarten kann und eben gerade weil er ausschließlich (!) auf OneNote basiert, individuell ergänzt und adaptiert werden kann.

Vielleicht passt der Kalender mit seinen zusätzlichen Features ja für Deine Arbeitsweise? Für kurze Zeit ist dieser vergünstigt unter folgendem Link zu haben:

Mehr als nur Journaling: "Lebens"management.

Mein digitales Journal zu führen bedeutet für mich aber nicht nur Termine zu verwalten und Kalendereinträge zu machen, sondern eigentlich: mein Leben zu managen (oder zumindest Lebensbereiche).

Und hier spielt OneNote seine größte Stärke aus: Content sammeln, organisieren und ordnen. Vorweg ein paar Beispiele von Mitgliedern der OneNote Masterclass, wie OneNote zur Organisation und Verwaltung von Informationen/Content eingesetzt wird:

Video-Tipps habe ich auch gesammelt, um hier noch mehr verschiedene Herangehensweisen zu verdeutlichen:

Michele Christensen - One Noteworthy life

Ein weiteres OneNote Masterclass Mitglied 👩‍💻Michele Christensen zeigt auf ihrem YouTube-Kanal, wie sie ihr Leben mit OneNote plant und gibt hier viele Einblicke in das Organisieren mit OneNote.

 

Marcel Miller - Büro Kaizen

Eine Firma/eine Person, die sich komplett der Top-Organisation rund um und mit Office 365-Tools verschrieben hat ist 👨‍💻Marcel Miller von 🔗Büro Kaizen, der Regelmäßig auf seinem YouTube-Kanal Tipps und Trick szum effizienteren Arbeiten mit Office 365-Tools und eben auch OneNote veröffentlicht.

Seine Struktur/Organisation richtet sich eher an Firmen und Unternehmer, bieten aber auch wichtige Tipps für den grundlegenden Aufbau Deines OneNote-Journals.

 

Anna - Anyusha

Ein anderer Ansatz von 👩‍💻Anna um OneNote für einen digitalen Planer aufzusetzen.

Kirstin - KDigitalStudio

Sehr kreative Art von 👩‍💻Kirstin, die besonders auf “Visuelle Dinge” in ihrem OneNote Planer setzt.

Auf ▶️YouTube finden sich noch viele weitere solche Videos, die aber grundsätzlich fast alle darauf basieren, OneNote mit Ausdrucken zu versehen. und dann mit einen Stift darauf zu annotieren.

My second brain*

* Diesen Begriff habe ich von 👤Tiago Forte zum ersten Mal gehört und als Teilnehmer des Second Brain Summits (www.buildingasecondbrain.com) im März habe ich Profis auf ihre Finger schauen dürfen, viele Inspirationen erhalten und auch verschiedene Systeme genauer kennengelernt. Die nebenstehende Playlist ist eine Empfehlung für alle, die sich tiefer in die Theamtik einarbeiten möchten.

 

Manche meiner Lebensbereich mögen vom Chaos regiert sein, aber seit Jahren versuche ich Struktur in OneNote aufzubauen und damit Ordnung zu schaffen. Ich habe seit über 10 Jahren mein “second brain” in OneNote und wie eingangs erwähnt unterliegt dies auch immer wieder Veränderungen. 

Zwei Bereiche habe ich aber seit dieser Zeit immer schon in OneNote abgelegt und archiviert: Meine Mathematik-Unterrichtstätigkeit und meine Events. Seit 2010/11 habe ich hier vollständig und lückenlos meine gesamte Unterrichtstätigkeit archiviert und kann dank OneNote hier nicht nur in Erinnerungen schwelgen, sondern ganz rasch Unterrichtsmaterial aus früheren Tagen wieder verwenden und weiterentwickeln.

Gerade die Volltextsuche (in Text und Bildern und Handschrift!) ist extrem praktisch um rasch in meinem Events-Archiv, das auch schon bis ins Jahr 2011 zurückreicht, Informationen zu finden und Dinge nachzuschlagen. Durch die individuell aufgebaute Gliederung mit Abschnittsgruppen, Abschnitten und Seiten gelingt mir so eine nachhaltige und praktikable Archivierung.

#walkingdownthememorylane Mein Mathe-Archiv mit meinem vollständigen Unterrichtsaufzeichnungen seit 2010
Seit 2011 habe ich alle meine Events, Workshops, Webinare, Seminare, Fortbildungen,... in OneNote geplant, organisiert und protokolliert

Private Nutzung vs. Berufliche Nutzung

Aber nicht nur als Archiv, sondern für mein tagtägliches Arbeiten ist OneNote DIE Zentrale seit über 10 Jahren. Dabei meine ich jetzt nicht nur die Klassennotizbücher meiner Mathematik-Klassen, mit denen ich so gut wie alles in OneNote abbilde, sondern eben auch meine privaten Dinge verwalte ich in OneNote. So sind alle Rechnungen, Dokumente, Termine, wichtige Informationen in OneNote abgelegt und gerade die Organisation der vielen Events, die ich in-person oder virtuell abhalten darf, wäre ohne OneNote für mich mittlerweile undenkbar. Infos zu Ort und Zeit, Zugangsdaten, Anwesenheitslisten, Honorarnoten, Abrechnungen, Anfahrtsbeschreibungen, E-Mail-Korrespondenz, alles an einem Ort zu haben – und das auch noch mobil am Smartphone – spart unglaublich viel Zeit und ist gerade außer Haus, wenn ich “nur” Zugriff auf mein Smartphone habe extrem praktisch.

 

Einen kleinen Einblick und ein paar Ideen in die persönliche Nutzung  habe ich auch schon letztes Jahr in einem OneNote Masterclass LIVE Event gegeben, wo gerade die Idee des “Dashboards” von mir aufgegriffen wurde und so OneNote zum zentralen Dreh- und Angelpunkt für Aufgaben und Inhalt werden kann. (Zeitcode: 16:15)

Du findest übrigens ALLE Aufzeichnungen zu allen OneNote Masterclass Events zum Nachsehen hier:

 

aus dem Archiv: Mein OneNote System 2019

Einen bisschen weiter zurück in die Vergangenheit schauend, habe ich mein OneNote – System aus meinem BLOG-Archiv  aus 2019 ausgegraben.  (Man sieht ich beschäftige mich schon länger mit dieser Thematik und verändere oftmals Dinge…. )

 

Journal mit System - Codename "OPAS"

Aus all den Vorüberlegungen und aus über 10 Jahre Erfahrung und Arbeiten mit OneNote ist nun ein System entstanden, dass ich – aus mangelnder Kreativität – einfach mal “OPAS” getauft habe und ich mal als “pre-beta” einstufen würde. Ich hab viel Zeit in die Grundüberlegungen gesteckt und vieles ist noch nicht fertig (und bis zu Ende gedacht), aber trotzdem möchte ich diese Entwicklung hier festhalten und bewusst den Prozess dokumentieren und nicht ein fertiges Produkt vorstellen!

Vieles davon ist bekannt und ist von anderen Systemen “abgekupfert”, manche Dinge sind jedoch sicherlich “einmalig” und wurden (meines Wissens) noch nie so umgesetzt.

 

Kern meines “OneNote Personal Assistent System” sind DREI Notizbücher, die verschiedene Aufgaben übernehmen und für verschiedene Dinge gedacht sind. 

  • JOURNAL
  • PROJEKTE
  • WISSEN

Die Gründe für diese Aufteilung sind vielschichtig, aber es geht hauptsächlich um Übersichtlichkeit, Daten-Effizienz und in Zusammenhang mit der Smartphone-Nutzung auch um die rasche und einfach Handhabung.

Diese drei Notizbücher liegen natürlich in der Cloud auf dem SharePoint und spielen dank der Verlinkungsmöglichkeit von OneNote ineinander.

Seit ein paar Monaten bin ich ja nun wieder hauptsächlich mit der OneNote App am Arbeiten, da hier die Übersicht über die einzelnen Notizbücher sehr schön kompakt ist, somit habe ich immer auch sofort Zugriff auf diese drei Notizbücher und die jeweiligen Abschnitte und Abschnittsgruppen.

Da sich viele private Dinge in meinem Journal befinden und sich alles wie schon erwähnt in einer “pre-beta” Phase befindet, möchte ich nur auf ein paar Teile des Systems näher eingehen.

Das PROJEKT-Notizbuch ist selbsterklärend, ebenso das WISSEN-Notizbuch, darum nur ein kurzer, unvollständiger Überblick über das JOURNAL-Notizbuch (OneNote Masterclass Members only)

Sorry, Members only.

Der Inhalt ist nur für Mitglieder der OneNote Masterclass zugänglich.

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Smartphone

Natürlich sind alle drei Notizbücher auch auf meinem Smartphone zugänglich und hier nutze ich besonders die Möglichkeit in der Android-Welt , Abschnitte und Seiten auf den Homescreen anzupinnen, damit kann ich zielgerichtet sofort auf die Informationen zugreifen, die ich benötige.

Neue Inhalte wie Webseiten, Leseempfehlungen, Bilder, Links, Scans (!)m… kommen dann entweder gleich in den richtigen Abschnitt oder eben in die “Inbox” im HOME-Abschnitt.

Automatisieren, um Zeit zu sparen

Wenn du mehr als zweimal genau das selbe auf dem Computer machst, dann wird es Zeit, das Ganze zu automatisieren!

Computer sind genau dafür gebaut worden, um dem Menschen Arbeit abzunehmen und “programmierbare” und immer gleich ablaufende Prozesse effizienter durchzuführen.

Ich merke leider aber immer mehr, wie sehr sich Menschen vom Computer “einspannen” lassen, um wiederkehrende Prozesse und Aufgaben manuell zu erledigen.

Gerade in Automatisierungsprozessen steckt aber mMn das größte Optimierungspotenzial und die größte Möglichkeit, wertvolle Zeit zu sparen, wenn es gelingt, wiederkehrende Arbeitsschritte dem Computer zu übertragen, oder “klassische Wenn-Dann-Arbeiten” automatisiert erledigen zu lassen.

 

https://unsplash.com/photos/--kQ4tBklJI

Microsoft PowerAutomate

Seit Jahren habe ich meinen Events-Workflow automatisiert

Ich habe seit Jahren meinen Event-Workflow dahingehend automatisiert, dass ein Eintrag in meinem Events-Kalender (in Outlook) einen automatischen Workflow initiiert, sodass als Ergebnis eine eigene OneNote-Seite in meinem Events-Notizbuch erstellt wird und eine Aufgabe (in Outlook/ToDo) erstellt wird, wo gewisse Dinge (Kontaktaufnahme, Abrechnung,…) eingetragen sind und mich zeitnah an das bevorstehende Event erinnert.

Diese Automatisierung habe ich als Ausgangsbasis für ein neues “Journal” genommen und wie oben erwähnt sind daraus ein paar (ausbaufähige) Flows geworden, die mir eben genau beim Aufbau der Struktur des Journals helfen und im Speziellen die Befüllung mit Inhalt aus der Outlook-Welt übernehmen.

 

Ich muss gleich vorweg mal betonen, dass ich KEINEN IT-Hintergrund habe und alles was in Richtung “Coden” geht bei mir mühsamste Arbeit ist, und ich meistens nach der “trial-and-error”-Methode vorgehe.

Der nebenstehende Workflow ist nach unzähligen Stunden genau mit dieser Methode entstanden und erstellt eben genau die jeweilige OneNote Seite mit der Tagesansicht.

 

Dieses PowerAutomate Skript ist bei weitem nicht perfekt und noch lange nicht fertig, aber es tut zumindest schon mal genau das, was ich so schmerzlich vermisse: Es stellt eine automatische Verbindung zwischen OneNote und Outlook her, sodass – zumindest in einer Richtung – eine Übersicht über Termine und ToDos geschaffen wird, welche direkt in OneNote weiter mit Inhalten befüllt werden kann.

Für alle OneNote Masterclass Member stelle ich diesen Microsoft PowerAutomate als Vorlage KOSTENLOS zur Verfügung

Updates gibt es sobald ich wieder Neues ausprobiert habe… 😊

Abschlussgedanken

Erstmal “GRATUALTION”, dass Du diesen Artikel bis hierher durchgelesen hast! Es ist mit Abstand der längste OneNote Masterclass Tipp&Trick und ist definitiv für “wahre OneNote Master” gedacht.

“Digital Journaling” schaut auf den ersten Blick sehr aufwändig aus und viele sagen immer: “dafür habe ich keine Zeit!”
Doch je mehr man sich damit beschäftigt, desto mehr kommt man drauf, wie wichtig es ist ein vernünftiges und funktionierendes (!) System zu haben, um Inhalte/Content abzulegen und zu organisieren. Verschiedenste Studien zeigen, wie viel Zeit pro Jahr einfach nur damit verschwendet wird, relevante und notwendige Information zu finden. 

Somit ist für mich der Aufbau eines persönlichen, digitalen Journals eine Investition im mich selbst, und dafür nehme ich mir gerne Zeit.

Wie organisierst Du Dich? Wie hilft Dir OneNote dabei, Dein Leben zu organisieren?

 

Information overload ODER: "Wer unordentlich ist, ist nur zu faul zum suchen?"

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Dann nimm einfach mit mir Kontakt auf und wir setzen gemeinsam, DEINE persönliches Journal in OneNote auf und ich helfe Dir, Deinen Workflow und Deine Arbeitsweise mit OneNote zu optimieren!

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