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OneNote Masterclass

#30 – MONA – Mein OneNote Dashboard

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Im heutigen OneNote Masterclass Tipp und Trick möchte ich dir etwas aus meiner persönlichen Nutzung onenote zeigen. Ich beschäftige mich jetzt schon sehr lange mit dem Zeit und Selbstmanagement und hab da ein neues System entwickelt. Namens Mona, meine onenote Assistentin und möchte dir da dazu heute mein Dashboard zeigen und wie ich damit arbeite. Also schauen wir uns das Ganze gleich einmal an. Hier, in erster Blick auf das Mona Dashboard ich muss dazu sagen, dass das Ganze ein Demo Dashboard ist und nicht mit meinem Echtdaten versehen ist, aber ich glaub für ein Demo reicht das ganze ganz gut schau am Anfang vielleicht ein bisschen unübersichtlich aus. Deswegen einen Übersicht verschaffen zu Beginn wir haben hier oben einmal einen Quickstart oder Quick Link Bereich auf den werde ich gleich eingehen. Es gibt hier den sogenannten Hot Space oder diese Seiten. Weißt du dazu? Dann habe ich hier die aktuelle Woche, wo ich wirklich alle meine aktuellen Dinge plane. Darum geht es noch weiter. In den nächsten Wochen rein und wir haben hier auch noch die Wochenaufgaben in den nächsten Wochen. Natürlich ist das Ganze eine unendlich große Seite, man sieht ja auch schon die nächsten Wochen vorbereitet. Das bedeutet auch ich kann natürlich auch noch links und rechts weiter zoomen und diese Seite auch natürlich beliebig reinsummen und da werden wir uns vielleicht am Beginn anschauen. Diese Quickstart leiste diesen quicklink Bereich, wie ihn auch nenne ich habe hier die Möglichkeit in dieser Leiste da oben einfach meine links und oftmals gebrauchten Verknüpfungen hinzufügen. Meistens sind das Dinge, die eben intern auf andere onenote Notizbücher verlinken beziehungsweise auch auf Dinge, die ich sehr häufig brauche, hier zum Beispiel die Handy, Signatur und so weiter. Ich verwende diesen Platz auch sehr, sehr gerne, um hier Dateien und Dokumente abzulegen. Die ich vielleicht öfter brauche oder wo ich drauf zugreifen möchte und eben auch, um hier auf Links zuzugreifen, die mich dann irgendwo ins Internet führen und wo sie dann eben der Browser öffnet. Vielleicht kleiner Tipp Diese Icons ist schon ein alter Typ und schon sehr bekannt kann man super verwenden wir vielleicht gleich einmal diese Webadresse verwenden und dahinter dieses Herz legen ist ganz einfach machbar. Ich kann hier den Link erzeugen. Und dann eben als Adresse diesen Link eingeben. Vielleicht machen wir zur Sicherheit noch HTTPS davor, dann haben wir wirklich die sichere Webseite und schon ist dieses Icon dieses Emoji mit der Website verknüpft. Ja, wie gesagt, das ist etwas, was immer auch lebt bei mir, wo ich meinem Quicklink leiste dann immer auch anpasse und was ich immer wieder verschiebe und dieser Bereich da oben soll eigentlich möglichst klein gehalten werden, damit man nicht zu viel Platz verbraucht, damit nicht zu viel Platz da dargestellt wird und eingenommen wird. Aber es ist wirklich sehr praktisch, gerade wenn wir jetzt Informationen und so etwas reinschreiben, vielleicht hier noch kurz info. Dann haben wir das immer sofort auf den ersten Blick da nochmal zurück zum Arbeiten mit Dateien, das ist hier wirklich praktisch, wenn ich hier eine Datei eingespeichert hab und eingefügt habe, dann kann ich dir ganz einfach hier öffnen. Es öffnet sich das zugehörige Programm. Ich kann in dieser Datei dann natürlich auch meine Veränderungen vornehmen und dankenswerterweise so funktioniert onenote auch dann einfach nur auf Speichern klicken und das Ganze wieder schließen und hab dann sofort eben die aktualisierte Datei hier wieder. In meiner onenote Seite, in meinem Dashboard vielleicht noch ein Hinweis zu dieser Leiste, die kann man sich natürlich dann auch beliebig erweitern, ist nichts anderes hier als eine Tabelle. Man sieht das ganz sicher. Tabelle mit Rahmen ein und ausblenden und somit kann man sich natürlich auch Zeilen und Spalten einfügen. Ich empfehle hier einfach immer nur Spalten zu verwenden und dann kann er das Ganze hier je nachdem wie das brauche ergänzen, lassen wir dann einfach wieder den Rahmen ausblenden und das Ganze hier wieder. Schön in der Übersicht als schwarze Menüleiste da oben zu haben praktisch ein Quick Startmenü, ein Startmenü, wo ich ganz schnell von meinem Dashboard auf die notwendigen Dinge, die ich so brauche, während meiner täglichen Arbeit komme ja zweite Bereiche in meinem Monat. Dashboard ist der Hot Space Bereich der Itembereich, wo ich schlussendlich dann immer die einzelnen Items und Inhalte hinzufüge, wenn ich sie gleich in der Woche Ansicht hinzufüge. Der Vorteil. Dieser Dreispaltigen Ansicht wird man gleich erkennen, wenn man das Ganze dann auch mit dem Dragon Drop Funktionalität versehen. Aber so kann ich hier ganz schnell Informationen hinzufügen. Das heißt, ich füge hier ganz einfach ein Item hinzu und kann dann auch dieses.it natürlich ein bisschen mit zusätzlichen Inhalten ergänzen. Das heißt, ich kann auch hier Dateien, was auch immer dann hinzufügen oder auch Formatierungen an wenden. Warum das ganze Dreispaltig ist vielleicht so ganz einfach erklärt. Ich kann hier auch eine Beginnzeit und eine Endzeit von gewissen Terminen darstellen und wenn ich zum Beispiel an den Termin zur Veröffentlichung oder so etwas angebe, dann habe ich hier tatsächlich auch die Möglichkeit, mit Beginn und Endzeit zu arbeiten, was das Dreispaltige auf sich hat, ist ganz einfach erklärt. Ich werde das Ganze hier gleich einmal zeigen, weil ich dadurch diese Items wunderbar mit diesem 5 Eck mit diesem Bonmot Content Fünfeck. Ganz schnell verschieben kann das heißt, wenn ich das Ganze hier schnappe und dann auf meine Wochenansicht verschiebe, wird eben hier das gesamte gesamte Item verschoben. Das heißt auch wenn hier mehr Dinge da drinnen stehen oder mehr Inhalt drinnen steht, habe ich hier auch immer die Möglichkeit, das Ganze nicht nur als Container zu verschieben, sondern als einzelne Teile einer Tabelle. Das Ganze erweitert sich eben, wenn man im Zusammenhang mit der Wochenansicht ist sieht, weil ich hier auch die Möglichkeit hab dieses Snap. Zu verwenden ist in der Wochenansicht hier eine ein Raster dargestellt und auch im Wochenbericht haben wir dann die einzelnen Tagesüberschriften, die auch in der 3 Spaltendarstellung da verwendet werden und das bringt eben folgendes, dass hier eine Zuordnung sofort dieses Snap ermöglicht. Das heißt, man sieht dann, wie auf einmal diese Tabelle mit der anderen sich vereinigt und dann kann ich das einfach hier ablegen. Natürlich gibt es in dieser Leiste. In diesem Hotspot dann noch andere Möglichkeiten und andere Gedanken dazu dazu noch dann später ihr habt hier einfach auch verschiedene, vorbereitete Farben, damit die gewisse Dinge auch kategorisieren kann oder eben hervorheben kann und dadurch das ganze auch wirklich sauber, dann wieder zuordnen kann und dann sticht das vielleicht schon ein bisschen mehr ins Auge, wenn ich hier zum Beispiel einen roten Zeitblock oder Agenda Block einbauen. Diese Woche lässt, wie man sieht, wenn man das Ganze eben da verschiebt beziehungsweise diesen Hot Speed, der wird dann natürlich immer kleiner, hat auch den Sinn, dass man nur eine gewisse Anzahl von Items hinzufügen kann, aber man merkt bei mir ich hab hier oben die Möglichkeit ganz schnell eingebaut. In der Quickstart leiste eine Hinzuzufügen und wenn ihr dann immer eine Braucht ich geschwind etwas hinzu und dann kann ich das auch schon fort wieder mit Inhalt befüllen und diesen Inhalt dann auch sofort wieder auf die jeweilige Woche. Dann hin verschieben. Ein weiterer Aspekt, der beim Hinzufügen für mich ganz wichtig ist es, das ganze auch zu kategorisieren. Das heißt, wenn ich zum Beispiel bei diesem Termin dann noch mal reinklicke habe, die Möglichkeit, mit den jeweiligen Kategorien hier zu arbeiten also ich hab hier 4 Kategorien Aufgaben Terminbesprechung e Mail beginnt erst seit kurzem damit, mit diesen Kategorien zu arbeiten, aber so hat das Ganze vielleicht noch auch einen gewissen zusätzlichen Kategorisierungseffekt, und dann sagen Oh, das ist ein. Termin zu veröffentlichen und hier kommt noch ein Inhalt, der vielleicht zu einem E-Mail oder so etwas gehört. Das Ganze kann man natürlich auch kombinieren und wenn man die Shortcuts mit Steuerung, also die Tastatur Shortcuts, verwendet. Steuerung plus 1 + 2 und so weiter, dann geht das ganze sehr, sehr schnell. Das heißt, hier habe ich zum Beispiel ganz rasch 2 Kategorien hinzugefügt und kann das Ganze hier einordnen. Man sieht auch, dass durch dieses Dragon Drop auch eine Neuanordnung wunderbar funktioniert und somit lassen sie Termine auch perfekt anordnen eine automatische Sortierfunktion. Ist ja nicht vorhanden, aber ich glaub so ist man hier so Manuel, ein bisschen schneller. Einer der Hauptgründe, wieso ich das Hot Space oder Seitenleiste nenne ist, weil ich eben in der Windows Welt sehr oft mit Multi Window arbeite und da hab ich auf meinem zweiten Monitor, das meistens so eingerichtet, dass ich hier die Excel Welt geöffnet habe, wie gesagt auch hier wieder eine Demo wählt und dann auf der ganz links Außenseite oder Rechtsaußenseite wie hier dann meinen Hotspot eingerichtet hab. Das erlaubt mir eben so, wie man das vielleicht auch von Outlook kennt in Outlook ganz normal zu navigieren, meine Informationen zu verarbeiten. Vielleicht auch den Kalender zu betrachten und aber gleichzeitig dann ganz schnell in meinen Hot spees da rein zu gehen und neuen Termin vereinbaren. Und dann habe ich das Ganze sofort auf meiner to do Liste beziehungsweise auf meiner Itemliste auch hier kann ich natürlich sofort wieder auf die jeweiligen Tage dann wechseln, das werden wir dann gleich sehen, indem ich ganz einfach hier nach links, nach rechts und so weiter weiter scrolle. Aber das ist einer der Hauptgründe, wieso diese Quickleiste dann immer auch auf meinem zweiten Bildschirm. Zu anderen Fenster immer gleichzeitig geöffnet ist und das bringt mir dann einfach viel Übersicht beim ständigen Arbeiten auch mit anderen Fenstern zurückgehen der ganze Seitenansicht meines Dashboards kann ich nochmal zeigen. Hier gibt es das Menü Unteransicht an Desktop andocken und dann bekomme ich eben diese Möglichkeit, mein Dashboard da als Seitenleiste anzudocken und dann sofort damit zu arbeiten, kommen wir nun zur aktuellen Wochenansicht. Man sieht ich habe hier. Die 7 Tage einer Woche in Spalten organisiert das Ganze ist ganz einfach erledigt. Man hat hier im Hintergrund ein Bild eingefügt und dieses Bild erlaubt mir diese 7 Spalten dazu verwenden jede Tagesansicht beziehungsweise jeder einzelne Tag hat ebenso eine Spalte wieder aus diesen dreispaltigen Tabellen und das Ganze ist natürlich auch sofort mit dem Tag beschriftet und da gleich ganz was Spezielles. Dieser Tag ist natürlich auch mit den Einzelnen. Tagesabschnitten verlinkt. Das heißt, wenn ich hier drauf klicke, komme ich zu einem einzelnen Tag und hier die Möglichkeit kann ich hier noch ein bisschen besser zeigen, auch dann tatsächlich für jeden einzelnen Tag in diesem Abschnitt verschiedene Seiten wieder hinzuzufügen, um hier wirklich ganz exakt und ganz viele Informationen zu diesem Tag, die sie vielleicht brauche, noch hinzuzufügen, gehen wir noch einmal zurück zu hören Homebase zum Dashboard wir sehen hier also meine Tagesübersicht. Ich habe die verschiedenen Termine eingetragen beziehungsweise auch schon Items wie schon vorher erwähnt. Ich kann natürlich auch innerhalb dieser Woche ohne Probleme hin und her scrollen und auch zoomen und auch diese Items natürlich von einem Tag auf den anderen verschieben, indem wir immer bei diesem Fünfeck das Ganze nimmt und dann einen anderen Tag hinzufügt. Hier wird genau dieses onenote Feature des Verschiebens beziehungsweise dieses Snap to Grid verwendet, was sehr praktisch ist. Die ganze Ansicht auch wirklich sauber und ordentlich formatiert zu haben. Natürlich kann ich auch in dieser Wochenansicht jederzeit wieder Items erstellen. Braucht er nur reingehen und mit Enter bestätigen und somit habe ich hier zum Beispiel schon wieder die Möglichkeit, einen Link frei zu geben oder was ich heute eben tun möchte. Auch hier die Erinnerung mit den Text kann ich hier ganz schnell diese Listen mit Kategorien versehen, habe dann die Möglichkeit das auch sofort abzuhaken. Und dann auch zu sehen OK, was ist denn schon erledigt beziehungsweise was steht denn noch an? Ganz besonders möchte ich bei diesem Dashboard auf die interne Verlinkung hier eingehen. Man sieht hier zum Beispiel, dass ich hier mir schon links zu anderen Notizbüchern erstellt habe und dann kann ich mit einem Klick sofort auf dieses Notizbuch wechseln und dort meine Arbeiten machen beziehungsweise wenn ich wieder zurückgehe, bin ich wieder in meinem Dashboard solche Links zu erstellen ist wahnsinnig einfach. Gibt es die Möglichkeit, eben mit diesen 2 eckigen Klammern? Das heißt hier kann ich zum Beispiel neue Aufgabe erstellen und 2 eckige Klammern zu und schon wieder eine neue Seite mit einer neuen Aufgabe erstellt. Wenn wir vielleicht die ganze Seitenansicht einmal kurz raus schauen, dann sehen wir, dass hier diese neue Aufgabe sofort erstellt worden ist und auch direkt dorthin verlinkt worden ist. Dieses Prinzip machen wir natürlich nutzbar, wenn jetzt beispielsweise schon auf bestehendes Seiten verlinken. Möchte ich habe zum Beispiel eine Besprechung mit Dave Groll und diese Seite, die gibt es schon in diesem Notizbuch und dann kann ich hier ganz einfach dieses doppelte, eckige klammer Prinzip verwenden und dann wird auf eine Seite verwiesen, die eben genau dieser Person schon zugewiesen ist als kleines Thema. Ich hab hier in dem Kontakt Ordner in den Kontakt unterabschnitten, schon hier einem Beispielseite erstellt. Das macht sich wirklich bezahlt, wenn man jetzt auch im Hinblick auf die jeweiligen. Tagesabschluß bitte schaut, wenn ihr also beispielsweise hier am Donnerstag den 20.10. Zum Beispiel ein neues Webinar oder was auch immer machen möchte, dann habe ich hier ein neues Webinar als Seite dargestellt. Kann jetzt entweder mit einem Rechtsklick hier sofort den Link zur Seite zu kopieren oder eben auch mit dem Prinzip der eckigen Klammern das Ganze hier auch schnell verlinken. Also machen wir das Ganze noch einmal neues Webinar. Man muss aufpassen, dass man tatsächlich auch den richtigen Titel verwendet und schon wird das jetzt hier auf die Seite direkt verlinkt. Das wird also erkannt, dass dieser Seitentitel hier tatsächlich da in dem Abschnitt, in dem Tagesabschluß da schon verwendet wird und dann bringt mir das Ganze dann sofort auf diese Seite mit einem Klick ja und so versuche ich auch bestehende Termine aus meinem Outlook Kalender einfach über Start besprechungsdetails hier einzufügen. Ich habe die Möglichkeit, zum Beispiel hier einen Termin aus dem Outlook Kalender zu verwenden, da bekomme ich dann natürlich auch sämtliche Informationen, auch die Einladungsnachricht und alles mögliche zu diesem Termin dann in die Wanne modeseite rein. Wenn ich jetzt ganz schnell den Link zur Seite kopieren und wieder zurück gehe auf mein Mona Dashboard kann ich das hier auch sofort wieder einfügen und habe das Ganze auch dann verlinkt, wenn ihr vielleicht noch mit Uhrzeiten das Ganze auch auf meine. Dashboard auf meine tagesschau Übersicht bringe, dann habe ich auch noch die Möglichkeit, dies zu verschieben und sauber anzuordnen habe ich also die Möglichkeit den Tagesablauf auch noch zu planen und wie gesagt mit den Abkürzungen kann er das Ganze hier mit den Kategorien auch noch optisch hervorheben, dass das eben Termine sind. Man sieht auf meinem Monat Dashboard natürlich auch schon die nächsten Wochen. Das bedeutet ich habe hier nicht nur die aktuelle Woche, ist ein bisschen größer dargestellt, sondern eben auch schon die nächsten Wochen vorbereitet. Da merkt man auch, dass man regelmäßige Termine einfach mit Copy und p ist an die jeweiligen Daten dann eintragen kann. Aber wie schaut das Ganze dann am Wochen Abschluss aus? Das heißt, wenn ich hier zum Beispiel am Sonntag mir eingetragen habe? Ich möchte hier mein Dashboard mit einem Wochenabschluss. Versehen, da gibt es ganz einfache Möglichkeiten ich mach das immer so, dass ich hier ganz einfach alles markiere, was in dieser Woche passiert ist und man kann das entweder jetzt weg löschen, oder ich werde jetzt mal kurz ausschneiden und in mein Archiv da reingehen habe extra ein Wochen Archiv angelegt und so kann ich dieses Wochen Archiv auch für später vielleicht wieder aufheben. Nehmen das vielleicht die Archive Woche oder so, je nachdem wie man das dann abbilden möchte? Und kommen auch wieder zurück zu meinem Dashboard. Jetzt ist die erste Woche, die aktuelle Woche frei geworden. Und damit brauche ich eigentlich nur folgendes machen ich kann die nachfolgenden Wochen nach oben verschieben, schaut noch ziemlich viel Arbeit aus, ist aber eigentlich sehr einfach, wenn man da mit diesem Auswahlrahmen das Ganze wieder nach oben verschiebt und dann sieht man, dass ich hier die Woche einfach nachziehen kann macht das Ganze wieder in meine Ordnung da rein und dann habe ich wieder mein neues Dashboard. Für die neue Woche in der Praxis schaue ich dann bei diesen Wochenabschluss natürlich auch darauf, ob ich irgendwelche Dinge vergessen habe. In der aktuellen Woche und die kann ich ja dann entweder eben wie man gesehen hat von Tag zu Tag verschieben oder eben dann auch in die nächste Woche verschieben und so versuche ich praktisch meine Wochen immer sauber vorzubereiten. Auch Wochen, die in ein paar entfernten Zukunftstag erst stattfinden, wieder da rein zu holen. Ich habe hier auch die vorbereiteten. Links schon reingegeben das Ganze mache ich hier mit diesen Journalen Tools ist nichts anderes als ein Excel File, wo diese passablen schon vorbereitet werden vollautomatisch, so dass die Verlinkung dann auch wieder funktioniert. Man sieht auch in dieser aktuellen Woche die gerade habe gibt es mehr einen mehrtägiges Event mehrtägige Dinge hier zum Beispiel steht ganz einfach und klein Herbstferien das ist mit der Tabellenarbeit in Wohnung sehr einfach. Ich kann ja diese Tabelle beliebig erweitern, vergrößern und verkleinern und somit auch mehrtägige Events eintragen und auch hier wieder die Möglichkeit, mehrere Einträge auf diesem mehrtägigen Events darzustellen. Das heißt, so kann ich auch Dinge eintragen und mit Dingen arbeiten, die vielleicht über mehrere Tage dann laufen. Ein Hinweis zu sich wiederholende Ereignisse. Ich kann natürlich auch die gesamte Tabelle hier, beispielsweise mit diesem Thema Unterricht verwenden, kopieren und dann ganz einfach in die nächsten Tage einfügen. Das heißt, eigentlich braucht man das Ganze nur einmal erstellen und dann kopiert man sich dann diese Tage wieder oder die Inhalte diese Tage bei sich wiederholenden Ereignissen auf die nächsten Tage hin. Das Ganze könnte man natürlich auch gleich mit vollständigen Wochen machen. Ich habe es aber eher so n tageweise. Weil jetzt eben diese Wochen immer mit anderen Titeln auch beschriftet sind und damit die Verlinkung auch wirklich gut funktioniert in die jeweiligen onenote Tagesabschnitte rein. Natürlich habe ich auf meinem Monat e Sport auch immer die Möglichkeit, hier mit Stifteingaben zu arbeiten, also beispielsweise hier Urlaub einzutragen oder was auch immer das Ganze verwende ich eher seltener. Warum? Weil Stifteingaben in mein eigener leer sind. Und damit beim Verschieben der Tabellen, da eben nicht mitverschoben werden. Aber natürlich kann ich auch hier ganz schnell bei einzelnen Tagen auch mit der Stifteingabe so Termine hinzufügen oder irgendwelche Flächen reservieren, um das ganze auch noch vielleicht noch individueller zu gestalten. Für all diejenigen, die mit Stifteingabe arbeiten möchten. Dasselbe gilt natürlich auch für Sticker, die ich hier ohne Probleme einfügen kann auf meine Wochenübersicht, um hier auch ein bisschen mehr Farbe in dieses Dashboard zu bekommen. Vielleicht auch noch kurz zu diesen Wochen Bereichen auch die nutze ich natürlich sehr, sehr gerne, um jetzt längerfristige Termine oder Wochenaufgaben hier einzutragen oder eben auch als Parkplatz für Aufgaben, die ich dann erst zuordnen muss. Das heißt wenn ich hier diese Wochenaufgabe vielleicht noch nicht genau weiß, wenn die erledigt werden soll, dann wird sicher zwischengeparkt und dann kann ich sie aber im Laufe der Zeit natürlich wieder zuordnen. Zu den jeweiligen Tagen, wo ich das gerne. Machen würde auch hier wieder der Hinweis es ist ganz leicht hier neue Zeilen und Zellen zu erstellen und das Ganze, wie man da eben schon wieder sieht bei den Herbstferien auch über längere Tage oder über mehr Tage dort zu verlängern. Das Navigieren in meinem Dashboard ist natürlich mit Touchscreen c einfach ich kann da sofort natürlich nach Links rechts, oben unten und alles weiter verschieben und natürlich auch auf einzelne Tage mit pinch to Zoom da rein zoomen. Mit der Maus geht das aber genauso, wenn man ein Mausrad besitzt, dann mit gedrückter Steuerungstaste auf gewisse Sachen Reinzoomen und wieder rauszoomen. Also ist die Navigation auch ohne Touchscreen absolut einfach und möglich und nachvollziehbar. Ich hab kurz mal nach rechts außen da gescrollt, da habe ich natürlich auch noch einen freien Platz. Wir haben einen endlich großen Platz hier in der Wohnung Welt und dennoch natürlich auch für Zwischenablagen hier hab ich mal ein Bild eines Demo abgelegt und kann natürlich auch diesen Platz für andere Sachen verwenden, um irgendwelche Kurznotizen aufzuschreiben, die vielleicht gerade zu meinem Dashboard nicht dazu passen und kommen dann aber wieder sofort zurück zu meinem Dashboard, um hier wieder den Überblick zu behalten. Ich habe jetzt mein Monat Dashboard schon ein paar Wochen und Monate im Einsatz und der riesengroße Vorteil für mich stellt sich einfach so, dass ich wirklich in der onenote Welt alles beisammen habe, was ich brauche. Für viele mag das jetzt sehr unübersichtlich vielleicht sein oder doch der Einspruch kommen ja, das ist doch sehr aufwendig hier auch Termine einzupflegen, aber mit der Zeit merkt man, wie effizient man dieses System bedienen kann und der riesengroße Vorteile. Dass ich wirklich in meiner Wohnung gewählt, der alle Möglichkeiten zur Verfügung habe, das heißt, ich kann hier ohne Probleme natürlich auch Dateien hinzufügen, mit denen ich arbeite und hier auch zwischenparken und bin hier effizient sofort mit einem 2 Klicks auf dieser Teil kann dann wieder weiter arbeiten oder wenn ich hier beispielsweise erwähne ich kann hier ganz rasch unter einfügen ein Audio hier hinzufügen und dann wird sofort eine Audioaufzeichnung. Startet aber die Möglichkeit, auch Informationen ganz rasch nur Einzusprechen ohne hier irgendwelche Texteingaben zu machen und vieles andere für mich ist dieses Dashboard wirklich mein zentraler Dreh und Angelpunkt. Ich habe es praktisch als Startscreen so immer auf meinem Bildschirm offen kam dann auch immer sofort in die anderen Welten eintauchen und das Ganze liegt natürlich das passt sich immer wieder an und wenn jetzt ein neuer Termin kommt, wird es wieder eingetragen. Umgehen wie gesagt, nicht den Überblick zu verlieren, aber auch um die einzelnen Dinge auch sauber erledigen zu können. Ich hoffe, ich habe mit dieser Einführung einen ersten Einblick geben können auf mein Mona Dashboard es ist wie gesagt entstanden aus den letzten Erfahrungen der letzten Jahre und der Beschäftigung mit diesem Zeit und Selbstmanagement. Warum ich immer wieder auf onenote zurückkomme, ist ganz einfach, weil es eine sehr umfangreiche Software ist, weil ich hier ganz viele Möglichkeiten hab ich brauche nur zum Beispiel auch noch erwähnen, dass ich hier auch einen Verlauf dabei habe. Das heißt die Seite. Versionen werden mit protokolliert ich kann sofort eine Suche verwenden und eben vielen anderen Content direkt auf meine onenote Seite einbetten. Das bezieht sich ja nicht nur auf Texte auf Termine, sondern kann wie schon eben gezeigt Audioaufnahmen, Videos, Dateien und viele auch andere interaktive Inhalte auf mein Dashboard da reinbekommen. Viele Ideen sind da noch in meinem Kopf wäre das in weiterer Folge daran auch immer weiter publizieren und weitergeben. Ich hoffe, du hast einen guten Einblick bekommen, was dieses Dashboard kann, wie ich das in der Praxis einsetze und wie gesagt im Download unten gibt es dann die Möglichkeit, dieses Dashboard einmal herunterzuladen anzuschauen und selbst auszuprobieren und dann würde ich mich freuen, wenn du in den Kommentaren auch hinterlässt, wie es dir gefehlt, was deine Erfahrungen sind. Und ob das für dich auch brauchbar einen zum Einsetzen ist? Ich wünsche dir alles gute und bis zum nächsten Mal.

Bereits im OneNote Masterclass Tipp&Trick #24  habe ich mich intensiv mit (m)einem Persönlichen Journal – second brain auseinandergesetzt und die verschiedenen Zugänge und Ideen dazu ausführlich dargestellt.

In diesem Tipp&Trick geht es um einen speziellen Aspekt, den ich daraus in den letzten Wochen und Monaten ergänzt bzw. verändert habe und gibt tiefe Einblicke in meine persönliche Arbeitsweise.

Visualisierung - Sichtbarmachen und Arbeitstechnik zugleich

Bereits in meiner Schulzeit habe ich gemerkt, dass ich mir Dinge viel einfacher merke, wenn ich sie “visualisiere”. Es fiel mir leichter, mich an den Ort, WO auf der Seite das Vokabel gestanden ist zu erinnern, als daran, WAS das Vokabel übersetzt bedeutet. 
Oder wie ich mir zeitliche Abläufe in Geschichte auf einem Zeitstrahl besser merkte, als über eine Liste mit Daten. 

Ähnlich wie Olek in seinem Gastbeitrag “building a second brain” beschrieben hat, ist es für mich leichter, Dinge räumlich zu “verorten”, um schnell darauf zugreifen zu können.

Wenn ich mir heute meine persönliche Arbeitswelt ansehe, dann ist diese von sehr vielen “Baustellen” geprägt und vielen Infos, die über verschiedene Kanäle auf mich daherkommen: Hauptsächlich sind es Termine für Fortbildungen, Webinare und Projektarbeiten, die Organisation und Betreuung der OneNote Masterclass und natürlich auch meine (geringe) Tätigkeit als Mathematik-Lehrer in der Abendschule macht einen Teil meiner beruflichen Arbeit aus.

Grundsätzlich würde ich mich daher als “Solopreneur” und “Wissensarbeiter” beschreiben. Ich bin also als “Einzelkämpfer” unterwegs und habe wie euch Du so einiges an organisatorischer Arbeit zu erledigen. 

Zeit ist die wichtigste "Währung", die man nicht kaufen kann!​​

Darum habe ich auch seit längerer Zeit bemerkt, dass die wichtigste “Währung” in meinem Fall “Zeit” ist, und ich hier eine sehr gute und effiziente Zeitplanung brauche. (Denn niemand kann Zeit managen oder verwalten oder gar Zeit “gewinnen”, weil ein Tag einfach IMMER 24h hat, für jeden von uns!)

 Somit ist natürlich der Kalender (in Outlook) mein ständiger Begleiter und auch für die Terminisierung der vielen Workshops, Seminare und Webinare wichtig, die ich teils über ein halbes Jahr im Voraus vereinbare(n muss). 

Mit Visualisierung oder Veranschaulichung (Sichtbarmachen) meint man im Allgemeinen, abstrakte Daten (z. B. Texte) und Zusammenhänge in eine graphische bzw. visuell erfassbare Form zu bringen.

Unter Zeitmanagement (auch Zeitplanung; englisch time management; [-‘mænɪdʒmənt]) versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.

Der Begriff Selbstmanagement bezeichnet die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten. Dazu gehören Teilkompetenzen wie zum Beispiel selbständige MotivationZielsetzungPlanungZeitmanagementOrganisationLernfähigkeit und Erfolgs­kontrolle durch Feedback.

Kann Zeit wirklich gemanaged werden?

86400
Sekunden pro Tag stehen Dir zur Verfügung. Was machst Du daraus?

Somit ist es für mich einerseits wichtig, all die Dinge, die ich zu erledigen habe bzw. erledigen möchte, zeitlich zu “verorten” und ganz rasch auf Informationen zugreifen zu können, die ich zu diesen Unternehmungen brauche. Das, was vielleicht irgendwie mit den Begriffen Zeit- und Selbstmanagement zu bezeichnen ist.

Andererseits brauche ich eine starke und praktikable Visualisierung der Dinge, um hier alles “im Blick zu haben” und auch einen Überblick über die verschiedene Dinge zu bekommen

Ich habe schon sehr viele verschiedene Systeme, Apps und Methoden ausprobiert, suche immer wieder neue Inputs und bin auch der Meinung, dass gerade diese beiden Dinge “Zeit- und Selbstmanagement” einen höchst individueller Prozess darstellen, der einerseits NIEMALS beendet ist und andererseits immer auf eine Person und das Umfeld zugeschnitten werden sein muss.

Apps, Apps, Apps,...

Outlook bietet mir mit dem eingebauten Kalender zwar eine tolle Übersicht über alle Termine an, und dank der verschiedenen Ansichten und Kalender kann ich mehrere Dinge im Auge behalten, doch es fehlt mir hier die Möglichkeit der Verknüpfung mit den notwendigen, zugehörigen Ressourcen. Nicht nur Dateien, sondern auch verschiedenen Content möchte ich direkt mit dem Termin verknüpft haben.

 Ja, man kann zu Outlook-Terminen und –Mails Dateien und Inhalte anhängen und auch nach OneNote bringen (was in MONA auch passiert), aber es ist für mich noch “zu wenig” flexibel. 

Mein (Outlook-)Kalender reicht mir eben nicht aus, um alle Dinge rund um meine Webinare und Projekte zu verwalten. Abrechnungen, Zugangsdaten, Agenda und weiterer Content lässt sich nicht mit einem Outlook-Termin oder mit einer Aufgabe sinnvoll abspeichern bzw. sollten diese nur für mich bestimmten Dinge auch nicht bei einem Termin dazugespeichert werden (wenn dieser freigegeben wird hat ja sonst auch der Empfänger Zugriff auf diese Dinge… 

Vor einiger Zeit habe ich mit einem tollen Outlook – Addin names TasktoCal experimentiert, das mir auch die  Möglichkeit gegeben hat Aufgaben (ToDos) über einen eigenen, überlagerten Kalender zu managen, und wo man aus Aufgaben Termine macht (und umgekehrt) und das hat mir auch wirklich in Hinblick auf die Prämisse “Verorte Deine ToDos auch als Termine” gut gefallen, doch es fehlte mir persönlich immer noch die Verbindung mit zusätzlichen Inhalten.

Notion ?

Natürlich ist auch ein (Selbst-)Organisations-Werkzeug wie 🔗Notion nicht an mich spurlos vorbeigegangen und ich hab sehr, sehr viele Stunden damit verbracht, zu versuchen,  Notion zu meinem Produktivsystem zu machen. Profis wie Thomas Frank haben hier Notion zu ihrem “second brain” gemacht und stecken hier unglaublich viel Arbeit und Know-How in ein System rein, dass meines Erachtens zu aufwändig zu erstellen und sehr umfangreich zu managen ist.

Thiago Forte ist mit seiner P.A.R.A. Methode zum absoluten Shooting Star der Szene geworden und sehr viele Menschen da draußen versuchen ihr Leben (und auch ganze Teams) mit Notion zu organisieren.

Notion ist wirklich EXTREM mächtig und kann sehr viele Dinge, doch für mich das größte Manko ist das relativ “starre Seitenkonstrukt”, wo man immer auf Spalten und Zeilen fixiert ist und es SEHR lange dauert, bis man hier eine Struktur aufbaut, die auch wirklich “funktioniert”.

Dazu kommt die fehlende Unterstützung von Stifteingabe und die Tatsache, dass es grundsätzlich ein online-Dienst ist, der zwar super auch am Smartphone und anderen Endgeräten synchronisiert, aber gerade, wenn man so wie ich mit unterschiedlichsten Content arbeitet, bin ich immer wieder an die Grenzen von Notion gestoßen.

ClickUp, Planner, Taskboard, ToDo, Trello, SharePoint, Google Calendar, Keep, ... ?

Ich hab wirklich SEHR viele ToDo und Aufgabenmanagement-Tools ausprobiert; aus der Microsoft 365 Welt mit der ToDo-App, mit Planner, mit SharePoint-Listen und mit anderen Werkzeugen gearbeitet, und gefühlte 50 verschiedene andere Apps außerhalb des MS365-Universums angetestet und länge rausprobiert, doch unterm Strich bin ich immer wieder auf OneNote zurückgekommen. Nicht zuletzt, weil es am flexibelsten ist und es KOSTENLOS auf allen Plattformen und Formfaktoren ist, und es Features zum Content-Verwalten anbietet, die ich so nirgendwo anders gefunden habe.

Irgendwie hat immer etwas gefehlt bzw. ist in OneNote die Verbindung zu den anderen MS365-Tools einfach am besten und somit ist und bleibt OneNote seit 2009 die Zentrale für mich.

 

OneNote to rule them all..

Somit bin ich auch nach über 13 Jahren OneNote Nutzung immer noch überzeugt, dass OneNote nicht nur als “Notizbuch-Tool” eingesetzt werden kann, sondern, dass es gerade für den Bereich “Selbst- und Zeitmanagement” DAS ideale Werkzeug ist.

Gerade weil OneNote auf ALLEN Endgeräten und Betriebssystemen KOSTENLOS zur Verfügung steht, und ich durch die Synchronisation auch immer die aktuellste Version egal mit welchem Endgerät ich gerade unterwegs bin zugreifen kann und es der ideal Content-Speicher für verschiedenste Inhalte ist, bin ich voll überzeugt, dass man aus OneNote auch ein perfektes Zeit- und Selbstmanagement-Tool machen kann.

Die hochgradige Individualisierbarkeit schreckt aus Erfahrung auch immer wieder User ab, aber genau das ist es, was ich brauche, ich möchte eben MEIN Dashboard, meine Umgebung aufbauen, mit der ICH arbeiten kann und die sich MEINEN Bedürfnissen anpasst.

 

Darf ich vorstellen:

MONA

Meine OneNote Assistentin

Als meine persönliche Zentrale habe ich nun mein persönliches MONA-Dashboard aufgebaut und dass Du als Vorlage weiter unten als Download findest.

Es handelt sich dabei um eine simple Wochenansicht, die mit fixierten Hintergrundbildern eine Wochenlayout abbildet und auf dem Tabellen bzw. Tabellenzellen organisiert, verschoben und angeheftet werden. Diese Ansicht kann natürlich beliebig verändert, ergänzt und erweitert werden (auch wieder etwas, was ich an OneNote liebe!)

Auch, wenn das Ganze sehr einfach aussieht, so steckt hier einiges an “Tüftelei”, Denkarbeit, viele Überlegungen aus der Praxis dahinter, darum schauen wir uns gemeinsam jeden einzelnen Bereich im Detail ganz genau an…

Aufbau MONA

Der wichtigste Gedanke hinter meinem MONA-Dashboard ist, auf einem Blick meine Termine, ToDos und Links zu haben, wo ich ganz rasch mit nur EINEM Mausklick auf weitere Infos und Inhalte zugreifen kann und wo ich so meine Welt miteinander vernetze (dieser Gedanke kommt aus der Notion-Welt). 
Und wo ich ganz rasch Inhalte – ich nenne diese Inhalte einfach “Items” –  auf meinem OneNote-Dashboard anordnen kann, die sich aber möglichst “fluid” und rasch verschieben lassen.

Mein MONA-DAshboard “lebt” in meinem “kurtrocks-Journal” – Notizbuch, das ich neben meinem #kurtrocks Projekte und #kurtrocks Wissen Notizbuch pflege und das auf meinem Computer ständig geöffnet ist. Hierin finden sich auch noch weitere Abschnitte für Notizen, E-Mails, Unterlagen und auch ein fortlaufendes Kalendarium.

Kalendarium

Das Kalendarium ist nach Jahren und Monaten aufgebaut (Abschnittsgruppen), das mir für JEDEN einzelnen Tag einen eigenen Abschnitt bereitstellt. Abschnitte deswegen – und nicht nur Seiten – damit ich genügend (0unendlich viel) Platz für alle Dinge habe, die an einem Tag stattfinden. 
Diese Abschnitte und Abschnittsgruppen lasse ich vollautomatisch mittels eines Microsoft Flow regelmäßig erstellen, ist also nicht der Aufwand, wie es auf dem ersten Blick aussehen mag. 

Natürlich sind diese Abschnitte vom MONA-Dashboard auch direkt verlinkt und so bin ich mit nur EINEM Klick im entsprechenden Tagesabschnitt und kann hier nach Belieben Inhalte hinzufügen und Ergänzen. Natürlich brauche ich nicht immer einen Tagesabschnitt, sodass diese auch manchmal leer bleiben, aber die Ablage in diesem Journalsystem passt nicht nur zu meiner Denkweise, sondern ermöglicht mir auch eine effiziente Planung und ein verlässliches Archiv für das Ablegen und Wiederfinden von Content.

1 Quickstart Bereich

in diesem Bereich findet sich die Quickstart-Leiste mit meinen Quicklinks zu den verschiedensten internen OneNote-Inhalten und auch externen Webseiten und Applikationen sowie ein "Hot-Space", ein Ablage- und Infobereich für Dinge, auf die ich rasch zugreifen möchte.

Gerade mit dem nunmehr schon länger bekannten – und in meinem OneNote Masterclass Planer “exzessive verwendete” – Trick, Links hinter Emojis zu verstecken, nutze ich, um hier quasi ein individuelles Startmenü platzsparend in den Tabellenzellen zu erstellen. Meine Links gehen entweder gleich auf oftmals gebrauchte Webseiten (Handysignatur, OneNote-Suchergebnisse aus Twitter, Facebook, Instagramm, YouTube,… Anmeldeseiten,) oder auch auf internen Content, der in meinen anderen Notizbüchern liegt. (Projekt-Notizbuch bzw. Wissensnotizbuch)

So habe ich immer auch ein paar Emojis und Icons “auf Reserve” und erstelle mir Links nach Bedarf und positioniere diese in die Quick-Link-Leiste, die aus einer einzeiligen Tabelle mit vielen Tabellenzellen besteht… Auch wenn ich dadurch vielleicht nur 5 Klicks pro Tag spare, macht das in Summe SEHR viel Zeit aus, wenn ich punktgenau auf die gewünschte Webseite bzw. interne Info in meinen Notizbüchern kommen möchte.

Unter dieser Schnellstartleiste liegt ein Bereich, der von mir auch regelmäßig mit Inhalten befüllt, verändert und erweitert wird; ich lege darin auch Dateien ab, die ich kurzfristig oder auch längerfristig brauche und somit auch mit nur einem Doppelklick in der entsprechenden Applikation (PDF-Reader, Word, Excel,…) öffnen kann. 
Natürlich kann man diesen Bereich auch größer machen oder mit Hintergrund ein bisschen “aufhübschen”, aber ich halte ihn bewusst klein und simple um nicht dazu verleitet zu werden, hier unnötig viele Inhalte zu parken. 

2 Hot-Space Seitenleiste

Dieser Bereich besteht aus einer drei-spaltigen Tabelle, wo neue Items kreiert werden und von hier dann auf die Wochenansicht kommen.

In der Seitenspalte bleiben Dinge nur sehr kurz und somit könnte dich diesen HOT-Space auch als Item-Inbox bezeichnen, wo Inhalte auf mein Dashboard kommen

Sollten die Tabellenzellen einfach ausgehen, dann füge ich über das Icon in der Schnellstartleiste einfach mehr ein…

Warum ich das Ganze mit einer Tabelle mache hat zwei Gründe: 

Einerseits kann ich so mehrzeilige Inhalte erstellen und auch Dateien füge ich hier einfach per Drag-and Drop ein. So bleibt alles beisammen und ist als EIN Item auf meinem Dashboard
Andererseits beruht mein Dashboard auf eine schnelle Organisation durch verschieben eben dieser Tabellenzellen auf den richtigen Platz durch das “OneNote-Fünfeck” oder – wie ich es bezeichne – “Content-handle” .
 

Einfach mit der Maus an diesem Fünfeck ziehen und schon kann ich die Tabellenzelle an den richtigen Ort verschieben.

Die drei Spalten sind dafür da, um bei Terminen oder Aufgaben gleich Beginn, Titel und Ende eintragen zu können. Dies ist im weiteren Verlauf SEHR praktisch um in den Tagesansichten auch eine Ordnung reinzubekommen. Auch verwende ich hier schon vordefinierte Tabellenfarben um hier Kategorien, Arbeitsbereiche zu verschiedenen Projekte bzw. auch wichtige Dinge hervorzuheben.

Tags bzw. Kategorien

Abschließend kommt hier noch ein weiteres OneNote-Feature zum Einsatz, das ich zwar erst seit kurzem verwende, aber noch eine zusätzliche optische und organisatorische Hilfe darstellt: OneNote-Tags bzw. OneNote-Kategorien für Aufgaben, Termine, Besprechungen und E-Mails… 

Mit den Tastatur-Shortcuts STRG+1, STRG+2, etc. kann ich so gleich beim Erstellen eines neue Items festlegen, ob das Ganze eine Aufgabe ist, ein  Termin, eine Besprechung oder ein E-Mail oder gleich mehreres ist…

Hier möchte ich in Zukunft noch mehr Ideen und “Hirnschmalz” investieren, wie diese Kategorien vielleicht auch mit den Kategorienzusammenfassungsseiten noch sinnvoll eingesetzt werden können.

 

3 Aktuelle Wochenansicht

Mit der Wochenansicht habe ich immer alles im Blick. Hier findet die Feinplanung der Woche und des Tages statt.

Die sieben Spalten sind einfach ein als Hintergrund festgelegtes Bild (nicht verrückbar) und stellen meine aktuelle Woche dar. Sie sind mit den Daten des Wochentages (in einer 3-Spalten-Tabelle) beschriftet, die auf die Tagesabschnitte im Kalendarium verlinken (Diese erzeuge ich mit einer Excel-Tabelle vollautomatisch, sodass ich dies auch für alle 365 Tage eines Jahres erledigen kann. – In der Vorlage im 📥Download-Bereich ist dies alles schon für Dich erledigt.😉 )

Damit habe ich meine aktuelle Woche immer im Blick und kann auch ganz rasch auf einen einzelnen Tag reinzoomen, um hier Detailplanungen vorzunehmen.

Snap-Funktion

Da eben auch hier drei Spalten für die Tabellen (formatiert) verwendet werden, wird beim Verschieben von Items alles mit der “snap”-Funktion von OneNote passend zum Tag hinzugefügt. (was aber leider in dir iPad-Welt so NICHT möglich ist)

Das ist nicht nur äußerst praktisch, sondern ermöglicht eben das blitzschnelle Zuordnen von Items zu Wochentagen und eben eines der Kern-Elemente in meinem täglichen Gebrauch des Dashboards

Kalendereinträge? manuell oder halbautomatisiert

Auch wenn ich – wie oben beschrieben – meinen Outlook-Kalender als meinen digitalen Kalender führe, so trage ich in dieser Wochenansicht auch noch meine Termine  ein – ein vollständige Automatisierung ist aufgrund der Komplexität der OneNote-Seite/des OneNote-Dashboards nicht möglich, ABER ich habe auch hier dank PowerAutomate eine Halb-Automatisierung eingerichtet, sodass mir alle Termine des heutigen und morgigen Tages und auch der kommenden Woche in eine OneNote Seite mit diesem 3-Spalten-Format erstellt werden… (mehr dazu unter im OneNote Masterclass Tipp&Trick #24 – Persönliches Journal – dort gibt  es auch diese Automatisierung als Download)

Damit kann ich beim Planen auch schnell diese vorgefertigten Termin-Items auf mein Dashboard bringen, ein Zurück-Synchronisieren bei einer Änderung eines Termins nach Outlook ist natürlich aufgrund der Komplexität der OneNote-Seite auch nicht mehr möglich.

So ganz kann ich mich von meinem Outlook-Kalender noch nicht trennen, noch dazu, weil ich diesen am Smartphone auf meinem Startscreen habe und weil dieser auch als Grundlage für Buchungen (via Microsoft Bookings) verwendet wird.

Mir persönlich ist wichtig, dass ich meine zur Verfügung stehende Zeit in der Woche gewissenhaft verwalte und gut einteile, daher ist das für mich keine vergeudete Zeit, wenn ich meine Termine auch noch zusätzlich in meine Wocheneinsicht eintrage. Dies geschieht meist immer mindestens eine Woche im Voraus, sodass ich eine Kalenderansicht in meinem Dashboard habe.

Sich wiederholende Termine trage ich schon von Woche zu Woche per Copy+Paste ein und diese geben dem Ganzen noch eine weitere Struktur. Natürlich habe ich hier nicht diese Flexibilität wie in einem digitalen Kalender (wie Outlook), wo man sofort auf eine Monats- oder Tagesansicht umschalten kann, aber ich finde, die Wochenansicht ist die ideale Ansicht, um mich hier zu organisieren und nichts Wichtiges zu vergessen. 

Dank des stufenlosen Zooms in OneNote (Pinch-to-Zoom-Fingergeste oder mit STRG + Mausrad) kann ich aber rasch auf einen Tag reinzoomen, oder eine noch größere Ansicht in einer Art Monatsansicht erhalten.

Ergänzen muss ich hier an dieser Stelle natürlich auch, dass rechts neben der Wochenansicht auch noch unendlich viel Platz auf der OneNote Seite ist, den ich für verschiedenste Dinge nutze. Manchmal für eine kurze Gedankennotiz, manchmal für eine Zeichnung oder für das “Zwischenparken” von Inhalten….

 

Ein automatisch ablaufender PowerAutomate-Prozess holt mir die Termine formatiert in meine OneNote-Welt

Zusatzinfo: Touchscreen bzw. Multi-Monitor-Ansicht

Natürlich macht so ein Dashboard auf einem großen Bildschirm richtig viel Spaß (und Sinn) und ich träume heimlich von einem ganz großen Touchscreen, wo ich dieses Dashboard auch wirklich “physisch” verändern kann, also wo ich  per Drag-and-Drop die einzelnen Items verschieben kann, aber gerade die Zoom-Möglichkeiten von OneNote sind ja auch etwas, was ich sonst in fast keiner anderen App finde und damit kann ich auf meinem Surface ganz schnell zum gewünschten Inhalt “zoomen und wischen”

 Auch auf Smartphone und Tablet-Bildschirm kann ich das Dashboard dank Zoom-and-Pan gut nutzen. (Einzig auf der OneNote iPad-App ist das Verschieben der Items per Fingereingabe nicht möglich…)

Zur Zeit arbeite ich sehr gern auf meinem Surface bzw. auf einem 4K-Monitor mit diesem Dashboard und wie man sehen kann, habe ich mein Setup schon ziemlich “ausgebaut”, das findet ein großer Touchmonitor geh keine Platz mehr…, oder? 😁

viele Stunden (und noch mehr €) sind in mein aktuelles Setup eingeflossen...

4 kommende Wochen

Nach unten erweitert sich das Dashboard auf die kommenden Wochen, um Dinge, die längere Vorausplanung bedürfen auch nicht aus den Augen zu verlieren und Items auch rasch re-arrangieren zu können.

Die kommenden Wochen sind ebenso in einer 7-Spalten-Ansicht mit den Tages-Headern dargestellt, sodass das Drag-and-Drop-Prinzip natürlich auch hier funktioniert und damit Dinge auch über die aktuelle Woche hinweg verschoben werden können. Ich trage schon länger feststehende Termine immer schon im Voraus ein und auch Aufgaben, Meetings und andere Items bleiben – auch wenn schon lange im Vorhinein geplant auf meiner Agenda.

Wie schon erwähnt sind die einzelne Tabellen für die Tage schnell über ein EXCEL-Sheet kreiert und auch angeordnet. Hier kommt dem OneNote-Raster eine entscheidende Bedeutung zu, da Content auf einer OneNote-Seite sich immer an einem unsichtbaren Raster ausrichtet. Darum habe ich auch die Spaltenbreiten mühevoll und durch viele Experimente genau so eingestellt, um hier eine saubere und regelmäßige Darstellung zu erreichen. Auch der Seitenzoom spielte hier auf meinem 4K -Monitor eine Rolle, bei 125%-Seitenzoom ist das gesamte Dashboard sichtbar… (Ja, Mein “innerer Monk” hat hier zugeschlagen 😁) .
Diese Ausrichtung am unsichtbaren OneNote-Seiten-Raster kann man aber bei gedrückter ALT-Taste auch verhindern und somit alles pixel-genau auf der OneNote-Seite ausrichten. Wichtig war hier auch, die Tagesspalten nicht zu nahe zueinander anzuordnen, damit hier beim Einfügen von neuen Zeilen nicht alles wieder verschiebt.

Auf dem Screenshot erkennt man, dass nur 4 Wochen mit Tabellenraster dargestellt sind, die restlichen Tage sind zwar schon angeordnet aber noch nicht in einen Raster eingeordnet. Dies kann natürlich problemlos erweitert werden, aber ich hab gemerkt, dass vier bzw. fünf Wochen für mich der ideale Planungshorizont ist. 

Wer hier noch weiter in die Zukunft planen möchte, kann das Dank der unendlich großen (und langen) Seite in OneNote natürlich genauso machen. 

5 Wochenaufgaben

In diesem Bereich kommen Aufgaben/Items rein, die für kommende Wochen geplant sind und noch kein besonderes Datum zugewiesen bekommen haben.

Diese Wochen-Aufgaben haben auch wieder die bereits bekannte 3-Spalten-Einteilung, in der Überschrift trag ich manchmal auch noch die Wochennummer ein und in meinem Dashboard habe ich auch noch einen “Top”-Link eingefügt, sodass ich auch von weiter unten auf der OneNote Seite immer mit nur einem Klick auf die aktuelle Woche komme. (Das geht ganz einfach über “Link zum Absatz kopieren” im Quicklinks-Bereich)

In der Praxis kommt es natürlich vor, dass ich Items von einer Woche auf die nächste Woche verschiebe und/oder Items sich auch länger als über einen einzelnen Tag erstrecken…

Und das bringt uns zum praktischen Einsatz von MONA.

 

Nun ist mal der einfache Aufbau des Dashboards hoffentlich klar, und es sind Dir auch die vielen kleinen Details verständlich, die in den Aufbau dieses Dashboards von mir gesteckt worden sind. Aber wie "bediene" und verwende ich nun mein MONA-Dashboard in der Praxis?
Kurt Söser
Creator MONA - Meine OneNote Assistentin

Arbeiten mit MONA

Im OneNote Masterclass Tipps&Trick Video zeige ich genau die Einsatzmöglichkeiten und den Praxiseinsatz in meiner Organisation. 

 

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Ergänzung: Multi-Window in Windows

Nachdem ich mit mehr als einem Bildschirm arbeite habe ich einen dezidierten Bildschirm als “Action Center” definiert, wo ich mein Outlook bzw. meinen Outlook Kalender und ein OneNote-Fenster wie folgt angeordnet habe.

Dadurch habe ich einerseits alle notwendigen Termine (und auch E-Mails) auf einen Blick und kann auch sofort Items in meine MONA-Dashboard eintragen, ohne immer nach OneNote wechseln zu müssen. Mit einem Links-Rechts-Scrolling im Touch-Modus oder praktischerweise auch gleich mit meinem Daumen-Mausrad ist die Navigation auch in diesem kleinen, angedockten OneNote-Fenster kein Problem, um auf den aktuellen Tag zu kommen.

Dieses Zwei-Fenster-Layout ist Dank “Split-view” auch am iPad möglich und praktisch

BTW, meine klare Kaufempfehlung für die beste Desktop-Maus ever: Die Logitech MX Master 3.

DOWNLOAD Vorlagen

Hier kannst Du das MONA-Dashboard  (in der “dark” und in der “light”-Version) also .one-Datei herunterladen. (für Windows)

(Achtung, die internen Tageslinks gehen im Dashboard “ins Leere”)

Members only

Für alle OneNote Masterclass Member gibt es zusätzlich das Dashboard und den Kalenderteil (mit den verlinkten Abschnitten) als onepkg-Datei hier zum Download:

Auch im OneNote Masterclass Vorlagen-Notizbuch finden sich diese Vorlagen.

Abschlussgedanken

Ich setze MONA und das Dashboard nun schon seit ein paar Monaten ein und merke immer häufiger wie “mächtig” und effizient dieses System für mich ist. Und das Beste daran ist, dass es nahtlos in meine gesamte OneNote integriert und ich so mit internen Links auch ganz rasch zu meinen anderen Inhalten komme. 

Außerdem ist es höchst adaptiv und lässt sich nicht nur für jede Einzelperson individuell anpassen und adaptieren, sondern funktioniert auch in einem gemeinsam geteilten und genutzten OneNote Notizbuch auch als Team. 

Ich hab zwar keine Erfahrung, aber ich kann mir SEHR gut vorstellen, dass das MONA-Prinzip auch in einer Gruppe von zusammenarbeitenden Menschen SEHR gut funktionieren kann um hier ein gemeinsames Dashboard zu verwalten. Hier könnte ich mir mehrere parallele Dashboards für die einzelnen Personen vorstellen bzw. auch eine andere Anordnung wie nebenbei kurz dargestellt.

Dieser Beitrag hat mich wirklich sehr viel Zeit gekostet – und Dir, wenn Du bis hierher gelesen hast auch 😉. Darum würde ich mich SEHR freuen, wenn Du mir Deine Gedanken in den Kommentaren hinterlässt und wenn Du mir hier auch Tipps und Ideen gibst, was Du an MONA verbessern würdest, oder was hier vielleicht noch hinzugefügt werden könnte…

Ich bin für jeden Vorschlag offen und natürlich auch für eine intensive Zusammenarbeit, um MONA noch weiter zu entwickeln. Ich bin voll vom Potenzial dieses Ansatzes überzeugt und werde Dich natürlich auch auf dem Laufenden halten.

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